تدريب3

1- استقصاء العملية الإدارية

حدد رأيك بصراحة بالنسبة لكل عبارة من العبارات التالية:
م العبارات موافق غير موافق
1 - تعتبر الإدارة أكثر أهمية في منظمات الأعمال عنها في المنظمات الخدمية التي لا تهدف للربح. -- --
2 - أهم وظائف المدير التخطيط واتخاذ القرارات. -- --
3 - كلما تدرجنا لأعلى السلم الإداري تزداد الحاجة للمهارات الفنية والعكس صحيح. -- --
4 - لتحقيق التفويض الكامل والصحيح للسلطة يجب أن تفوض معها المسئولية أيضا. -- --
5 - إن تلقي المرؤوس أوامر من أكثر من رئيس سوف يقلل من فعالية العمل تماماً. -- --
6 - كلما كان نطاق الإشراف قليل زادت فعالية عملية الإشراف والعكس صحيح. -- --
7 - إن جوهر التنظيم يقوم على التقسيم والتكامل. -- --
8 - تعتبر الإدارة بالاستثناء مرادفا لمصطلح الإدارة بالأهداف. -- --
9 - يقصد باتخاذ القرارات اختيار أفضل بديل من بين عدة بدائل موجودة. -- --
10 - ليس هناك علاقة بين التخطيط وباقي وظائف المدير. -- --
11 - يعتبر اتخاذ القرارات المبرمجة أسهل من غير المبرمجة. -- --
12 - إن أهم مرحلة في اتخاذ القرارات هي تحديد المشكلة بدقة ووضوح. -- --
13 - تعتبر المشكلة نتيجة واضحة لظاهرة معينة. -- --
14 -أفضل أسلوب للتخطيط واتخاذ القرارات هو ذلك الذي يعتمد فقط على الأساليب الكمية والرياضية الحديثة. -- --
15 - الهدف والسياسة والاستراتيجية ألفاظ بديلة لنفس المعنى. -- --
16 - إن المدير الناجح هو الذي يقوم باستكمال عناصر عملية التخطيط بكافة أبعادها وإنهائها بنفسه ثم تبليغ المرؤوسين لتنفيذها. -- --
17 - إن التنبؤ الجيد يؤدى إلى التوصل إلى خطة جيدة لا يجب تعديلها بعد ذلك. -- --
18 - إن أهم فائدة للتخطيط أنه يريح المدير في المستقبل. -- --
19 - يعتبر كل مدير قائد وليس العكس. -- --
20 - الرقابة الجيدة هي تلك التي تتعرف على الأخطاء وتحاسب مرتكبها فوراً. -- --


2- التخطيط
التخطيط هو أمر ملازم لمعظم الأعمال والنشاطات التي تقوم بها. فهو الخطوة الأولى من سلسلة الخطوات اللازمة لتنفيذ وإنجاز أي من هذه الأعمال وهذه النشاطات، وهو الخطوة الرئيسية التي، على نجاحها، يتوقف نجاح باقي هذه الخطوات، وبالتالي نجاح العمل أو النشاط الذي يتم إنجازه. كما أن التخطيط هو أولى وظائف الإدارة وأهمها، ويتم من أجل تحديد الأهداف، وصياغة وتقييم واختيار الاستراتيجيات والتكتيكات والخطوات المطلوبة لبلوغ هذه الأهداف.
ويهدف التخطيط، بشكل أساسي، إلى تحديد أفضل الوسائل والطرق التي يجب سلوكها للانتقال من وضع حالي معين، إلى وضع مستقبلي مستهدف يتم فيه تحقيق غايات ونتائج وإنجازات مطلوبة ومرغوب فيها، والانتقال هذا لا يمكن أن يتم إلا من خلال القيام بدراسة وتحليل وتقييم الأمور التالية.
- الموارد والطاقات والمقدرات المتاحة والمحتمل توفرها خلال الفترة التي يغطيها التخطيط، والتي من المتوقع أن يتم استخدامها لتحقيق الانتقال من الوضع الحالي إلى الوضع المستهدف.
- المؤثرات والظروف والأوضاع المتوقع حدوثها خلال الفترة الزمنية القادمة التي يغطيها التخطيط، سواء أكانت تلك تشكل أخطاراً محتملة أو فرصاً متاحة.
وتعتبر مهارة التخطيط إحدى المهارات الأساسية التي يجب أن تتمتع بها كمدير يسعى لبلوغ النجاح والتفوق في حياته المهنية. من هنا، يجب بذل أقصى ما في وسعك لتنمية وتطوير هذه المهارة ليدك، والعمل على أن تتوفر فيك كافة عناصرها ومقوماتها الأساسية.

قيم مهاراتك كمدير- التخطيط
الأسئلة أبدا أحيانا دائما
1- هل تعمد، بموضوعية، إلى دراسة وتحليل وتقييم الوضع الحالي للنشاطات التي تتولى مسؤولياتها؟
2- هل تتغاضى عن دراسة العوامل المؤثرة في الوضع الحالي لنشاطاتك لأن ذلك سيضيع وقتك؟
3- هل تضع أهدافاً واضحة ومحددة وواقعية للنشاطات التي تتولى مسؤولياتها؟
4- هل تقوم بتحديد أهدافك، بغض النظر عن توافقها أو عدم توافقها مع الأهداف العامة للمؤسسة؟
5- هل تضع الخطط لبلوغ أهدافك انطلاقا من دراسة وتقييم الموارد المتاحة للمؤسسة؟
6- هل تتأكد من توافق خططك مع الاستراتيجيات العامة للمؤسسة؟
7- هل تحرص على وضع الخطط في الأوقات المحددة؟
8- هل تضع الخطط بشكل مفصل جداً، بحيث تشمل كافة الخطوات الإجرائية والتنفيذية حتى أدنى المستويات؟
9- هل تضمن خططك معايير ومقاييس تساعدك على تحديد مدى الالتزام بها أو الانحراف عنها؟
10- هل تتأكد من الفهم الدقيق لمرؤوسيك للأهداف والخطط التي تضعها حتى يأتي أداؤهم متناسبا معها؟
11- هل تترك وضع البرامج والإجراءات التفصيلية لتنفيذ خططك للعاملين معك؟
12- هل تتحقق بنفسك من التزام العاملين معك بدقة بالخطط التفصيلية الموضوعة؟
13- هل تستطيع أن تحكم بموضوعية وتجرد على مقدرة مرؤوسيك على تنفيذ الخطط والبرامج التفصيلية الموضوعة؟
14- هل تتمتع بالقدرة على استشراف المتغيرات في الأوضاع والظروف التي تؤثر في خططك؟
15- هل تلتزم، بشكل كامل ودقيق، بالخطط التي تضعها، ولا تقبل بتعديلها حتى ولو أثبتت التجارب فشلها؟


قيم مهاراتك كمدير
جدول العلامات
رقم السؤال أبدا أحيانا دائما العلامة
1 1 2 6
2 5 2 1
3 0 3 10
4 8 3 1
5 1 3 7
6 0 2 7
7 1 3 7
8 4 3 2
9 1 4 7
10 2 4 6
11 2 4 6
12 3 6 4
13 1 3 5
14 1 4 7
15 9 5 1
مجموع العلامات


نتائج اختبار
قيم مهاراتك كمدير- التخطيط
تقييم النتائج
إذا ما أجبت بصراحة، على كافة الأسئلة الواردة في اختبار قيم مهاراتك كمدير- التخطيط الوارد في الصفحة السابقة، وراوح مجموع العلامات التي حصلت عليها في جدول العلامات.
* ما بين 85 و 100 علامة، فهذا يشير إلى أن لديك مهارة متميزة في التخطيط. فأنت موضوعي وواقعي جداً في دراستك وتحليلك وتقييمك لوضعك الحالي والعوامل المؤثرة فيه، وتضع عادة أهدافا واضحة ومحددة غالباً ما تتحقق من خلال التخطيط الفعالة التي تضعها وتتابع تنفيذها مع مرؤوسيك، والتي تعدلها باستمرار لتواكب الأوضاع والظروف المستجدة.
* ما بين 60 و 84 علامة، فهذا يشير إلى أن تخطيطك هو أقل نجاحا مما يجب أن يكون عليه، وأن هنالك مجالات عديدة لتحسينه وتطويره. فأنت لست موضوعيا بالقدر الكافي، وتقديراتك وتوقعاتك المستقبلة تكون غير واقعية في بعض الأحيان، الأمر الذي يؤدى إلى قيامك بوضع خطط غير محكمة وغير فعالة بالقدر اللازم.
* ما بين 30 و 59 علامة، فهذا يشير إلى أنك غير موضوعي في توقعاتك وتقديراتك المستقبلية، بالإضافة إلى أن الخطط التي تضعها ضعيفة وغير واقعية على الاطلاق، الأمر الذي يؤدى، في غالب الأحيان، إلى انحرافك عنها وعدم التزامك بها.
* أقل من 30 علامة، فهذا يشير إلى أنك لا تزال شخصاً مبتدئاً في مجال التخطيط، فأنت تكتفي فقط بالتفاعل، بشكل ارتجالي، مع الظروف المحيطة بك، ومع ما يجرى حولك من أحداث وما يحصل من متغيرات، وتعمل فقط على اتخاذ ردات فعل عكسية تجاهها، دون أن يكون لديك أي تصور مسبق حول ما يجب عليك أن تقوم به.

العناصر الواجب توفرها في المدير الناجح في مجال التخطيط
* موضوعيته في دراسة وتحليل وتقييم الوضع الحالي للنشاطات التي يتولى مسؤولياتها وللعوامل المؤثرة فيها.
* واقعية ووضوح الأهداف التي يضعها للنشاطات، وتوافقها مع الأهداف العامة للمؤسسة.
* دقة وواقعية ووضوح الخطط التي يضعها لبلوغ الأهداف، وتوافقها مع الاستراتيجيات العامة للمؤسسة.
* كفاءته العالية في وضع الخطط بالتفصيل المناسب، ودون الدخول في التفاصيل الإجرائية والتنفيذية.
*احترامه الأوقات والمهل المحددة لوضع الخطط.
* كفاءته العالية في إيصال الخطط لمرؤوسيك وتوضحيها وتفسيرها لهم.
* قدرته على استشراف المتغيرات في الأوضاع والظروف التي تؤثر في الخطط.
* مرونته في تعديل الخطط التي أثبتت التجارب والظروف والأوضاع المستجدة فشلها.
* كفاءته في الاستفادة من الانحرافات التي تحصل أثناء تطبيق الخطط، لوضع خطط مستقبلية أكثر واقعية.


3- التنظيم
إن التنظيم العمل داخل المؤسسة هو ضرورة لتحقيق الأهداف وتنفيذ السياسات والاستراتيجيات الموضوعة، ولاشك في أن هذا التنظيم يزداد دقة وصعوبة مع ازدياد حجم النشاطات التي تتولى مسؤولياتها، ومع اختلاف وتنوع طبيعتها، ومع ازدياد عدد المرؤوسين الذين تتولى الإشراف عليهم.
ويهدف التنظيم الإداري إلى تقسيم العمل إلى مجموعات وظائف محددة، وتحديد خطوط الاتصال فيما بينها لتسهيل الإدارة. كما يهدف إلى تحديد المسؤوليات والصلاحيات الضرورية لتحقيق الرقابة، وبالتالي توفير العناصر الضرورية لانتظام سير العمل في اتجاه تحقيق الأهداف الموضوعة، ولكي يؤمن التنظيم الإداري الفوائد المرجوة منه، يجب أن تتوفر فيه مقومات أساسية هي:
- التغطية الشاملة، أي عدم ترك مهمة بدون مسؤول عنها، وعدم السماح بأن يكون أكثر من شخص مسؤولا مباشرة عن تنفيذ المهمة الواحدة، أي التي تخضع لنفس المكان والزمان.
- الوضوح، بحيث يعرف كل شخص واجباته بالتحديد، والصلاحيات المخولة له للقيام بمسؤولياته، بالإضافة إلى علاقاته بالآخرين.
- التوازن بين الصلاحيات المخولة للشخص للقيام بعمله والمسؤوليات الملقاة على عاقته.
وتعتبر مهارة التنظيم إحدى المهارات الأساسية التي يجب أن تتمتع بها كمدير يسعى لبلوغ النجاح والتفوق في حياته المهنية. من هنا، يجب عليك بذل أقصى ما في وسعك لتنمية وتطوير هذه المهارة ليدك، والعمل على أن تتوفر فيك كافة عناصرها ومقوماتها الأساسية.
قيم مهاراتك كمدير- التنظيم
الأسئلة أبدا أحيانا دائما
1- هل تقوم بتقسيم وتوزيع العمل في الوحدة الإدارية التي تتولى مسؤولياتها على أساس مهام محددة ومتجانسة؟
2- هل تحدد بدقة، هدف ومهام ومسؤوليات كل من الوظائف التابعة للوحدة الإدارية التي تتولى الإشراف عليها؟
3- هل تعمل، عند تعديل الهيكل التنظيمي لوحدتك الإدارية، على أن يتوافق ذلك مع الاستراتيجيات الموضوعة؟
4- هل تبقي توزيع العمل على مرؤوسيك دون تعديل، رغم توسع عمليات المؤسسة وتغير أهدافها؟
5- هل تقوم، دوريا، بدراسة وتحليل إجراءات وأساليب العمل بهدف تحديد ما إذا كان بالإمكان تبسيطها وتفعيلها؟
6- هل تقوم بتفويض السلطة إلى مرؤوسيك لتناسب مع المسؤوليات الملقاة على عاتقهم؟
7- هب تثق بمؤوسيك إلى الحد الذي لا تحتاج فيه إلى تحديد صلاحياتهم للقيام بمهامهم؟
8- هل تترك الحرية، عند تشكيل اللجان، لأعضاء اللجنة لتحديد دورهم ومهامهم وصلاحياتهم؟
9- هل تحدد لكل وظيفة، بدقة ووضوح ومعايير تقييم شاغل الوظيفة استناداً إلى مهام ومسؤوليات الوظيفة؟
10- هل تسند الوظائف إلى مرؤوسيك انطلاقاً من حاجتك إلى ملء مراكز شاغرة، وبغض النظر عن مؤهلاتهم؟
11- هل تدرس، بدقة، حجم المهام التي تسندها إلى مرؤوسيك، فلا ترهقهم بتحمل أعباء تفوق طاقتهم؟
12- هل تحترم التسلسل الإداري عندما تصدر تعليماتك وأوامرك إلى مرؤوسيك؟
13- هل تتنصل، أمام الآخرين، من مسؤوليتك فيما لو أخطأ أحد مرؤوسيك؟
14- هل تقوم بتدوين إجراءات وطرق العمل الخاصة بمؤسستك ضمن أدلة، بدل الاكتفاء بالتعليمات الشفهية؟
15- هل تقوم، دورياً، بتعديل أدلة العمل لتتوافق مع تطور واقع العمل؟


نتائج اختبار
قيم مهاراتك كمدير- التنظيم
جدول العلامات تقييم النتائج
رقم السؤال أبدا أحيانا دائما العلامة إذا ما أجبت بصراحة، على كافة الأسئلة الواردة في اختبار قيم مهاراتك كمدير- التنظيم الوارد في الصفحة السابقة، وراوح مجموع العلامات التي حصلت عليها في جدول العلامات
* ما بين 85 و 100 علامة، فهذا يشير إلى أن لديك مهارة تنظيمية متميزة. فأنت تقسم وتوزع العمل في الوحدة الإدارة التي تتولى مسؤولياتها على أساس مهام محددة ومتجانسة، وتحدد بدقة ووضوح مهام ومسؤوليات الوظائف والصلاحيات الممنوحة لشاغليها ومعايير التقييم كما أنك لا تترك أي فرصة إلا وتقوم فيها بتبسيط إجراءات وأساليب العمل لرفع مستوى الأداء.
* ما بين 60 و 84 علامة. فهذا يشير إلى أن مهارتك التنظيمية هي أقل نجاحاً مما يجب أن تكون عليه، وأن هناك مجالات عديدة لتحسينها وتطويرها، سواء من حيث التقسيم والتوزيع السليم للعمل في الوحدة الإدارية التي تتولى مسؤولياتها، أم من حيث التحديد الدقيق لمهام ومسؤوليات الوظائف والصلاحيات الممنوحة لشاغليها ومعايير التقييم.
* ما بين 30 و 59 علامة، فهذا يشير إلى أن لا تنجح، أحياناً كثيرة، في تقسيم وتوزع العمل في وحدتك الإدارية على أساس مهام محددة ومتجانسة، الأمر الذي غالباً ما يؤدي إلى تضارب أو ازدواجية بين مهام ومسؤوليات الوظائف، بالإضافة إلى أن إجراءات وأساليب العمل التي تتبعها غالباً ما تكون غير فعالة، بحيث يستغرق إنجاز كل عملية وقتاً أطول مما يجب أن يكون.
* أقل من 30 علامة، فهذا يشير إلى أنك في حاجة إلى تدريب مكثف لتغطية ضعفك من الناحية التنظيمية، فالتضارب والازدواجية يطيعان الأعمال التي يقوم بها مرؤوسوك، والجهات التي تتعامل معها تشتكي دائماً من الفوضى المستشرية في الوحدة الإدارية التي تتولى الإشراف عليها.
1 0 3 6
2 1 3 7
3 0 3 9
4 8 4 1
5 1 3 7
6 1 3 7
7 7 4 2
8 6 3 1
9 0 2 5
10 6 3 1
11 1 3 6
12 1 2 5
13 6 1 0
14 1 4 9
15 0 3 6
مجموع العلامات
العناصر الواجب توفرها في المدير الناجح في مجال التنظيم:
* كفاءته العالية في تقسيم وتوزيع العمل في الوحدة الإدارية التي يتولى مسؤولياتها على أساس مهام محددة ومتجانسة.
* دقته في تحديد هدف ومسؤوليات كل من الوظائف التابعة للوحدة الإدارية التي يتولى الإشراف عليها.
* توافق التغييرات التي يجريها على الهيكل التنظيمي لوحدته الإدارية مع الأهداف والإستراتيجيات الموضوعة.
* مرونته في تعديل توزيع العمل على مرؤوسيه مع توسع عمليات المؤسسة وتغير أهدافها.
* كفاءته العالية في تبسيط وتفعيل إجراءات وأساليب العمل.
* دقته ووضوحه في تحديد صلاحيات كل من مرؤوسيه.
* دقته ووضوحه في تحديد معايير تقييم كل من مرؤوسيه، واستناداً إلى مهام ومسؤوليات الوظيفة التي يشغلها كل منهم.
* احترامه للتسلسل الإداري عند إصداره التعليمات والتوجيهات إلى مرؤوسيه.
* دقته ووضوحه في تدوين الإجراءات وأساليب العمل، ومرونته في تعديلها دورياً لتتوافق مع تطور واقع العمل.

4 - الرقابة
الرقابة هي التحقق من إنجاز الأعمال والخطط والأنظمة الموضوعة لمختلف النشاطات، وذلك حسبما هو مقرر ضمن الإطار الصحيح ويتم تطبيق الرقابة بالأمور التالية:
- مراقبة وقياس النتائج الفعلية لهذه النشاطات، وفقاً لمعايير قياس متفق عليها.
- مقارنة النتائج الفعلية لهذه النشاطات بالنتائج المقدرة.
- تحديد الانحرافات وتحليل الأسباب التي أدت إلى حصولها.
- اتخاذ الإجراءات المناسبة لمعالجة الانحرافات السلبية والاستفادة من الانحرافات الايجابية.
لا يكفي لكي تكون مديراً ناجحاً أن تعمل على وضع الخطط والبرامج المثالية التي تحدد ما يجب القيام به في الفترات اللاحقة، إذ لا قيمة فعلية وحقيقية لهذه الخطط والبرامج، إن لم تجد طريقها إلى التطبيق الفعلي السليم ضمن الفترات قمت بتحديدها، إن إحدى مهامك ومسؤولياتك الأساسية هي الرقابة على مدى تحقق الأهداف والخطط والبرامج التي قمت بوضعها، وعلى مدى الفعالية في استخدام الموارد والمقدرات الموضوعة تحت إشرافك بالشكل الأمثل الذي يساهم مساهمة فعالة في بلوغ هذه الأهداف وتنفيذ هذه الأهداف والخطط والبرامج.
وتعتبر مهارة الرقابة إحدى المهارات الأساسية التي يجب أن تتمتع بها كمدير يسعى لبلوغ النجاح والتفوق في حياته المهنية. من هنا يجب عليك بذل أقصى ما بوسعك لتنمية وتطوير هذه المهارة لديك، والعمل على أن تتوفر فيك كافة عناصر ومقوماتها الأساسية.
قيم مهاراتك كمدير - الرقابة
الأسئلة أبداً أحياناً دائماً
1- هل تحدد، بدقة الأعمال التي يجب الرقابة عليها؟
2- هل يغفل نظام الرقابة الذي تتبع، تحديد الأولويات بالنسبة إلى الأعمال التي يجب أن تتم الرقابة عليها؟
3- هل تحدد الوسائل الكفيلة بتحقيق الرقابة على هذه الأعمال، دون إشارك معاونيك ومرؤوسيك في ذلك؟
4- هل تضع المعايير الضرورية لقياس النتائج، بالاستناد إلى الأهداف والخطط والبرامج الموضوعة؟
5- هل تحقق، شخصياً وبشكل مباشر، من تطبيق كافة التعليمات والأنظمة؟
6- هل يؤمن نظام الرقابة الذي تتبع، حصولك على تقارير دورية لمقارنة الإنجاز الفعلي بالأهداف والخطط الموضوعية؟
7- هل تصر على عدم إبلاغك الانحرافات فور حدوثها، بل عبر التقارير الدورية فقط؟
8- هل تقوم بتحليل هذه الانحرافات، بهدف تحديد أسبابها؟
9- هل تناقش أسباب الانحرافات السلبية مع مرؤوسيك، لاستنباط أفكارهم في شأن منع تكرارها في المستقبل؟
10- هل تحدد مسبقاً الخطوة التي يمكنها اتباعها لمعالجة أي انحرافات عند حدوثه؟
11- هل تعمد إلى تقييم الخطوات التصحيحية لتختار الخطوة الأفضل لمعالجة الانحراف؟
12-هل تكتفي بتنفيذ الخطوة المعتمدة، دون التحقق من مدى فعاليتها؟
13- هل تترك لمرؤوسيك أمر اتخاذ القرارات والإجراءات الكفيلة بتصحيح الانحرافات؟
14- هل تدون الخبرة المستقاة من التقييم وتحليل أسباب الانحرافات، وذلك للاستفادة منها لتحسين أساليب الرقابة؟
15- هل تتأكد، دورياً من فعالية نظام الرقابة الذي تتبع؟


نتائج اختبار
قيم مهاراتك كمدير - الرقابة
جدول العلامات تقييم النتائج
رقم السؤال أبدا أحيانا دائما العلامة إذا ما أجبت بصراحة، على كافة الأسئلة الواردة في اختبار قيم مهاراتك كمدير- الرقابة الوارد في الصفحة السابقة، وراوح مجموع العلامات التي حصلت عليها في جدول العلامات
* ما بين 85 و 100 علامة، فهذا يشير إلى أن قدراتك الرقابية متميزة. فأنت على إطلاع مستمر على تقدم سير العمل في الوحدة الإدارية التي تتولى مسئولياتها وتعمد أولاً بأول إلى معالجة الانحرافات فور حدوثها من خلال اتخاذ أنسب الخطوات التصحيحية إضافة لذلك فإنك تستفيد من معرفتك وتحليلك لأسباب هذه الانحرافات لتدعيم وتطوير وتحسين أساليب الرقابة في المستقبل.
* ما بين 60 و 84 علامة. فهذا يشير إلى أن مهارتك الرقابية هي أقل نجاحاً مما يجب أن تكون عليه، وأن هناك مجالات عديدة لتحسينها وتطويرها، سواء من حيث سرعتك في تحديد الانحرافات أما من حيث فاعلية الأساليب التي تستخدمها لمعالجة هذه الانحرافات.
* ما بين 30 و 59 علامة، فهذا يشير إلى أنك تتأخر في أحيان كثيرة في تحديد الانحرافات عن الخطط والبرامج الموضوعة وبالتالي تأتي معالجتك لهذه الانحرافات ناقصة وغير فعالة الأمر الذي يؤدي في أغلب الأحيان إلى عدم تحقق الخطط والبرامج التي قمت بوضعها.
* أقل من 30 علامة، فهذا يشير إلى أنك لا تمارس أي حد أدنى من الرقابة على أعمال مرؤوسيك وأعمال الوحدة الإدارية التي تتولى مسئوليتها، فالانحرافات عن الخطط والبرامج التي تضعها تحدث بشكل مستمر ودائم ولا تعلم بحدوثها إلا بعد فوات الأوان وبعد أن تكون المعالجة قد أصبحت شبه مستحيلة.
1 0 4 9
2 8 4 1
3 7 3 1
4 0 4 9
5 0 6 5
6 1 4 8
7 6 2 0
8 1 4 8
9 1 3 6
10 2 3 5
11 1 2 5
12 5 2 1
13 2 5 2
14 1 3 6
15 0 3 7
مجموع العلامات
العناصر الواجب توفرها في المدير الناجح في مجال الرقابة:
* دقته في تحديد الأعمال التي يجب الرقابة عليها.
* إشراكه معاونيه ومرؤسيه في تحديد الوسائل الكفيلة بتحقيق الرقابة على الأعمال.
* وضوح المعايير التي يضعها لقياس النتائج بالاستناد إلى الأهداف والخطط الموضوعة.
* سرعته في تحديد الانحرافات لدى حدوثها.
* تحليله السليم للانحرافات وأسبابها وموضوعيته لدى مناقشتها مع مرؤسيه.
* استباقه حدوث الانحرافات من خلال وضع خطط طوارئ لمعالجتها في حال حدوثها.
* اختياره السليم للخطوات اللازمة لمعالجة الانحرافات.
* إشراكه معاونيه ومرؤسيه في تحديد الإجراءات الكفيلة بتصحيح الانحرافات.
* اكتسابه الخبر المستقاة من تقييم وتحليل أسباب الانحرافات ومثابرته على الاستفادة منها لتحسين أساليب الرقابة في المستفبل.

5 -الاهتمام بالعميل

1 - الضيافة والاستقبال
2 - السرعة
3 - الارشاد السليم للعميل
4 - فورية الرد على الهاتف
5 - التوجيه السليم للمعاملات
6 - المبادرة بالاتصال بالعميل
7 - مصداقية الوعود مع العملاء
8 - عدم إعادة العمل مرة ثانية
9 - النظافة والمظهر العام
10 - التعاون مع الإدارات الأخرى
11 - انعدام الشكاوي
12 - خطابات الشكر

13 - مدى توفر الخدمة للجمهور
14 - مدى تقديم الخدمة بصورة متميزة
15 - أداء مقدمي الخدمة
16 - مدى سهولة ويسر الحصول عليها
17 - مدى دقة الخدمة المقدمة
18 - مدى التجديد والتحديث في الخدمة
19 - رد الفعل الاجتماعي للخدمة المقدمة
20 - تكاليف تقديم الخدمة

6-اسأل نفسك الأسئلة التالية لتقف على مدى اهتمامك بعميل (إدارتك):

1 - هل أثق في الشركة التي أعمل بها وفي منتجاتها وفي الخدمة التي أقدمها؟
2 - هل أنصت إلى العملاء الذي لديهم مشكلة أو سؤال أو طلب معين يريدونه أو أحاول أن أفهم ماذا يريدون بالتحديد؟
3 - هل أعطى اهتماماً خاصاً للعملاء الذين لديهم مشكلة أو سؤال أو طلب خاص وأتأكد جيداً في طلبهم؟
4 - هل أقوم بالتحرك واتخاذ إجراء ما لحل المشاكل والإجابة عن الاستفسارات والأسئلة وأتولى أمر الطلبات الخاصة؟
5 - هل أتحمل مسئولية حدوث أي مضايقات أو إزعاج أو سوء فهم تسببت فيه أي إدارات أخرى داخل الشركة أو كان ناشئاً عن العملاء أنفسهم؟
6 - هل أبذل كل ما بوسعي وأستخدم جميع سلطاتي لتلبية احتياجات العملاء وهل أعامل كل عميل كحالة خاصة؟
7 - هل أوصي رئيسي المباشر أو مديري بتطبيق أفكار جديدة من شأنها رفع مستوى الخدمة التي نقدمها؟

7-لماذا نختلف مع عملاء مؤسستنا ونخفق في تقديم خدمة متميز؟

ما هي الأسباب التي قد تؤدي إلى عدم تقديم خدمة متميزة لعملاء مؤسستنا؟
1 - عدم الإيمان الداخلي بمفهوم "الخدمة".
-----------------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------
2 - تجاهل الوضع النفسي والسيكولوجي لطالب الخدمة.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
3 - عدم احترام مشاعر طالبي الخدمة.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
4 - تجاهل سيكولوجية صفوف الانتظار.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
5 - إعطاء معلومات ناقصة.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
6 - عقدة التعميم.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
7 - كل شيء أو لا شيء.
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
8 - عدم تصديق النماذج الإيجابية من الجمهور.
9 - أسباب أخرى.. ما هي؟
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

6 - القيادة

القيادة، في المفهوم الإداري، هي قدرة المدير على إدارة الموارد البشرية وتوجيهها وحفزها والتأثير فيها للقيام بالأعمال المطلوبة منها على أكمل وجه. وذلك من خلال السلطة التي يمارسها في سياق اضطلاعه بمهامه ومسؤولياته الوظيفية.
هنا نوعان من السلطة التي يمارسها المدير، هما:
- السلطة الشرعية: وهي التي يحددها الهيكل التنظيمي للمؤسسة، والتي ترتبط بالوظيفة التي يتولى المدير مسؤلياتها وبالصلاحيات التي يتمتع بها. وهي غالباً ما تمنح له ولا يسعى بقدراته الشخصية لكسبها. أنها شكل من أشكال السلطة الإلزامية والقسرية يستمدها المدير من الصلاحيات التي يخولها له مركزه الإداري، فتعطيه القدرة على إنجاز الأعمال من خلال مرؤوسيه.
- السلطة الشخصية، وتتجلى في صفات المدير ومؤهلاته الشخصية بشقيها الطبيعي والمكتسب، وتمثل سلطة تعجز السلطة الشريعة النابعة من الهيكل التنظيمي للمؤسسة عن منحه إياها. وهذه الصفات والمؤهلات تعزز من قدرات المدير على إقناع الآخرين بتبني آرائه وأفكاره. ومصادر هذه السلطة الشخصية عديدة أهمها: المعرفة والمهارة المتخصصة التي يتمتع بها في مجالات فنية أو إدارية معينة، المكانة التي يحتله بالنسبة إلى الآخرين والثقة التي يولونه إياها من خلال اقتناعهم بقدراته وانجازاته، علاقته بذوي النفوذ داخل المؤسسة وبالمطلعين على مجريات وخفايا الأمور فيها، وغيرها من الأمور.
وتعتبر مهارة القيادة إحدى المهارات الأساسية التي يجب أن تتمتع بها كمدير يسعة لبلوغ النجاح والتفوق في حياته المهنية. من هنا، يجب عليك بذل أقصى ما في وسعك لتنمية هذه المهارة لديك. والعمل على أن تتوفر فيك كافة عناصرها ومقوماتها الأساسية.
قيم مهاراتك كمدير- القيادة
الأسئلة أبدا احيانا دائما

1- هل تعتقد بأن القيادة هي مجرد ممارسة للسلطة الشرعية التي يؤمنها لك منصبك الإداري؟
2- هل تؤمن بأن السعي الحثيث لإقناع الآخرين بوجهة نظر معينة، هو من صفات القائد الفاشل؟
3- هل تحرض على مبدأ العدل في توزيع المهام على مرؤوسيك، بشكل يؤمن ملء أوقات دوامهم بالتساوي؟
4- هل تمتلك القدرة على التأثير في مرؤوسيك وحثهم على العمل؟
5- هل تستطيع إدراك الدوافع التي تجعل مرؤوسيك يضاعفون جهدهم في العمل؟
6- هل تهمك نتائج أكثر من راحة مرؤوسيك؟
7- هل تعتمد على خوف مرؤوسيك من العقاب كوسيلة لابد منها للحصول على النتائج المرجوة منهم؟
8- هل توفق بين مصلحة المؤسسة وبين إرضائك مرؤوسيك، فتمنحهم حق المشاركة في القرارات الأساسية؟
9- هل تمنح مرؤوسيك الفرصة لاقتراح أو محاولة حل المشكلة التي تعترض سير عملهم؟
10- هل تتحاشى تخطيط ومراقبة دوام وإجازات مرؤوسيك، حتى لا يؤثر ذلك سلبا في علاقتك بهم؟
11- هل تحرص على إطلاع مرؤوسيك على النتائج التي تنتظرها منهم، فيما يتعلق بأدائهم؟
12- هل تعتمد على آرائك الشخصية في تقييم أداء مرؤوسيك، في حال عدم توفر المعطيات الفعلية عن أدائهم؟
13- هل تؤمن بأن الغاية الأساسية للتدريب هي سد الثغرات يسببها الاختيار السيء للعاملين؟
14- هل تتحاشى الاستفسار من مرؤوسيك عن أمر طرحوه ولم تفهمه، وذلك حتى لا تتعرض سلطتك للاهتزاز؟
15- هل تتبع نفس الأسلوب في القيادة، رغم اختلاف المواقف والأشخاص والظروف؟

 
جدول العلامات تقييم النتائج
رقم السؤال أبدا أحيانا دائما العلامة إذا ما أجبت بصراحة، على كافة الأسئلة الواردة في اختبار قيم مهاراتك كمدير- القيادة الوارد في الصفحة السابقة، وراوح مجموع العلامات التي حصلت عليها في جدول العلامات
* ما بين 85 و 100 علامة، فهذا يشير إلى أنك قائد ناجح. فأنت لديك قدرة كبيرة على قيادة مرؤوسيك وتوجيههم وحفزهم والتأثير فيهم للقيام للأعمال المطلوبة منهم على أكمل وجه وبالفعالية المطلوبة، وذلك من خلال ممارستك لسلطتك الشرعية ولسلطتك الشخصية التي اكتسبتها من خلال خبرتك الطويلة والثقة التي يضعها فيك الآخرين.
* ما بين 60 و 84 علامة. فهذا يشير إلى أن مهارتك القيادية وسلطتك الشرعية والشخصية هي أقل نجاحاً مما يجب أن تكون عليه، وأن هناك مجالات عديدة لتحسينها وتطويرها، سواء من حيث كسبك لثقة الآخرين أم من حيث اكتسابك لخبرات ومعارف جديدة.
* ما بين 30 و 59 علامة، فهذا يشير إلى أنك لا تنجح، في الكثير من الأحيان، في توجيه وحفز مرؤوسيك والتاثير فيهم للقيام بالأعمال المطلوبة منهم على أكمل وجه وبالفعالية المطلوبة، فأنت لا تدرك بالضبط الدوافع التي تجعل هؤلاء يضاعفون جهدهم في العمل، والتي تجعلهم متحمسين للقيام بالأمور التي تطلب منهم.
* أقل من 30 علامة، فهذا يشير إلى أنك قائد فاشل. فمرؤوسيك لا يقومون بالأعمال التي تطلب منهم. إلا خوفا من سلطتك الشرعية فقط، وخشية من العقاب لكن كن متأكد من أنهم سيغتنمون أول فرصة تتاح لهم ليسعوا للعمل تحت غشراف مسئول أخر، سواء أكان من داخل المؤسسة أما من خارجها.
1 8 3 1
2 7 3 1
3 1 3 6
4 1 3 8
5 1 4 8
6 2 5 2
7 8 3 1
8 7 4 2
9 1 4 5
10 5 1 0
11 0 3 7
12 5 3 1
13 6 3 0
14 7 3 1
15 8 3 1
مجموع العلامات

 
العناصر الواجب توفرها في المدير الناجح في مجال القيادة:
* قدرته على التأثير على مرؤوسيه وحثهم على العمل من خلال إدارته للدوافع التي تجعلهم يضاعفون جهدهم في العمل.
* استماعه إلى آراء وأفكار واقتراحات مرؤوسيه فيما يتعلق بحل المشاكل التي تعترض سير عملهم.
* إطلاعه مرؤوسيه على النتائج التي ينتظرها منهم فيما يتعلق بأدائهم.
* موضوعيته في تقييم أداء مرؤوسيه ومثابرته معهم على تحسين هذا الأداء.
* مرونة أسلوبه القياد مع اختلاف المواقف والأشخاص والظروف.
* كسبة ثقة الآخرين واحتلال المكانة المرموقة بالنسبة إليهم.
* اكتسابه المعرفة والمهارة المتخصصة في مجالات عمله.
* نجاحه في إقامة العلاقات الجيدة مع ذوى النفوذ داخل المؤسسة.
* إطلاعه المستمر على المستجدات في مجال عمله من خلال الحصول على المعلومات من داخل وخارج المؤسسة.


9- استبيان الرضا الوظيفي
أولاً: إقرأ كل عبارة من العبارات التالية، وأعطى انطباعك الأول عنها، مستقلاً تماماً عن آراء الآخرين.
ثانياً: تأمل قراءة العبارات الآتية جيداً ثم .. ضع علامة ( ) تحت البند الذي يعبر عن مدى توافق كل عبارة مع رأيك ومشاعرك ..
م العبارات موافق تماماً موافق غير موافق غير موافق تماماً
1 أعرف واجبات وظيفتي بشكل جيد
2 اتقاني لعملي يشعرني بأنني أخذ بأسباب النجاح
3 اشعر أن وظيفتي تلعب دوراً حيوياً في تحقيق أهداف المؤسسة.
4 زادت قدراتي الشخصية بسبب وظيفتي.
5 أحب أن أقوم بتدريب وتعليم زملائي في الوظيفة.
6 أشعر بالسعادة لتواجدي مع فريق العمل.
7 يمكنني التغلب على أسباب الملل في الوظيفة.
8 لا أضيع فرصة تعلم المزيد عن الوظيفة.
9 ظروف العمل تناسبني,
10 أشارك في عملية اتخاذ القرار.
11 أهتم كثيراً بالإبداع والتحسين والتطوير في وظيفتي.
12 أقوم بحل المشاكل ولا أنتظر تدخل الرؤساء.
13 لو أتيح لي الاختيار بين العديد من الوظائف لاخترت وظيفتي الحالية.
14 أنني فخور بالعمل مع الفريق الذي أعمل معه حالياً.
15 تتيح لي وظيفتي الفرص في تحقيق آمالي.
16 توفر المؤسسة نظام سليم للأمن الصناعي للحماية من المشاكل.
17 رئيسي يتفهم الأمور ويحاول مساعدتي.
18 عند غيابي عن العمل فإن أحد الزملاء يقوم بعملي من تلقاء نفسه.
19 هناك تعاون بيني وبين وزملائي لإنجاز أعمالنا.
20 رئيسي يطلب مشورتي فيما يتعلق بأمور العمل.
21 الإدارة تحرص على جعل المهام التي تتطلبها الوظيفة متجددة.
22 أن زملاء العمل هم أقرب الأصدقاء إلى.
23 تحرص الإدارة على تنظيم لقاءات دورية مع العاملين.
24 لا تمثل طبيعة وظيفتي أي قلق أو ضغط عند أداء عملي.
25 تتيح لي لجنتي فرصة الاشتراك في القرارات التي تتعلق بعملي.
26 عند توجيهي يتجنب رئيسي استخدام ألفاظ لا ترضيني.
27 رئيسي قليل الانفعال والاختلاف معي.
28 أقوم بتخطيط وتنظيم عملي ومهامي مسبقاً.
29 يضفي رئيسي جواً من الود بين جماعة العمل.
30 لا أجد صعوبة في القيام بالمهام والمسئوليات التي تتطلبها وظيفتي.
31 رئيسي يتفهم الأعذار، فيما يتعلق بالعمل.
32 يترك رئيسي لي الحرية في تخطيط عملي.
33 يحاول رئيسي توفير الشعور بالأخوة والصداقة نحوه.
34 يتغاضى رئيسي عن أخطائي غير المقصودة.
35 عند حدوث أي مشكلة فإن رئيسي يتفهم الموقف.
36 يحرص رئيسي على نقل معارفه وخبراته لي، ولفريق العمل.
37 توفر الوظيفة لي: درجة من المعرفة.
38 توفر الوظيفة لي: استثمار مهاراتي وقدراتي العقلية.
39 توفر الوظيفة لي: استثمار قدراتي الفنية.
40 توفر الوظيفة لي: استثمار خبراتي من التجارب السابقة.
41 أشعر أن وظيفتي تستولي على مشاعري.
42 تتيح لي الوظيفة فرصة التطوير والابتكار.
43 أن وظيفتي تثير في نفسي طاقات التحدث لإنجاز العمل.
44 يحاول زملاء العمل تشجيعي على القيام بعملي.
45 يمكن الاعتماد على زملاء العمل فيما يتعلق بأمور الوظيفة.
46 يتم تقييم أداء العاملين بالمؤسسة على أسس موضوعية.
47 تتسم التعليمات الإرشادية التي تصدرها الإدارة بالوضوح.
48 تتميز أهداف وظيفتي بالوضوح.
49 توفر المؤسسة البرامج التدريبية اللازمة لتأهيلي في وظيفتي.
50 تتسم برامج التدريب الخاصة بالمؤسسة بالآتي:
1- قدرات مناسبة (مدة البرنامج ككل)
2- إمكانيات حديثة.
3- مواعيد مناسبة.
4- موضوعات شيقة.
5- خبرات جديدة.
6- مدربين أكفاء.
نهتم بإضافاتك ومقترحاتك:
شكراً … شكراً لك