الفصل السابع
وثائق نظام الجودة
- ماهية التوثيق.
- لماذا التوثيق.
- وثائق نظام الجودة.
- محتويات وثائق.
- ضبط وتعديل الوثائق.
- الحاسب الآلي والتوثيق.
توثيق نظام الجودة
أولا: ماهية التوثيق:
أولاً: لماذا التوثيق؟
* أداة إدارة للمراجعات ودعم اتخاذ القرار.
* دليل موضوعي لتقييم كفاءة النظام.
* قاعدة وأساس لمشروعات التحسين.
* قاعدة بيانات للتطبيقات الإحصائية.
* تحسين أداء الموظفين وتنمية المشاركة.
* جعل "الجودة" أسلوب عمل يومي.
* إظهار صورة الجودة بالمؤسسة (توجه للعميل).
ثانياً: وثائق نظام الجودة:
وثائق الجودة
محتويات وثائق نظام الجودة:
1 – سياسة الجودة Quality Policy:
* تعد مطلباً أساسياً من متطلبات الأيزو 9000.
* لابد من توصيل سياسة الجودة لجميع العاملين بالمؤسسة.
* يفضل أن يكون نص السياسة واضحاً ومختصراً وشاملاً.
2 – دليل الجودة Quality Manual:
* يوضح سياسة الإدارة العليا للمؤسسة.
* يحتوي دليل الجودة على:
أ - مجال نظام الجودة ويشتمل على التفاصيل وكذلك وضع أي استثناءات.
ب - الإجراءات الموثقة التي تم إنشاءها لنظام الجودة أو الإشارة إليها.
ج - وصف للتداخلات المختلفة لعمليات نظام الجودة.
3 – خطط الجودة Quality Plans:
* خطة الجودة: هي وثيقة تشرح كافة تطبيقات الجودة والموارد اللازمة وتسلسل الأنشطة الخاصة بمنتج / خدمة / عقد أو مشروع، وتنقسم إلى نوعين:
أ - خطة الجودة لمشروع (تأكيد جودة).
ب - خطط التفتيش والاختبار (ضبط جودة).
4 – الإجراءات Procedures:
* الإجراء: هو وثيقة تحدد الغرض ومجال نشاط ما وكيف يؤدي وينفذ.
* توضح الإجراءات ما يجب عمله (بصفة عامة) وكيف يتم والمسئول عن أدائه ومتى ينفذ.
* يمكن استخدام الإجراءات بشكل منفرد أو تجميعها في كتيبات تناسب مجموعات معينة أو مناطق معينة داخل المؤسسة.
5 – تعليمات العمل Work Instructions:
* مثل الإجراءات ولكنها أكثر تفصيلاً، وتمد بمعلومات أكثر تحديداً عن:
أ - نشاط معين ذو صلة بالعملية الإنتاجية أو الخدمة.
ب - منطقة العمل.
ج - الأنشطة ذات العلاقة الوثيقة بشخص أو أشخاص معينين.
6 – النماذج Forms:
* تعتبر النماذج العمود الفقري لأي نظام جودة.
* تؤثر النماذج على طريقة أداء العملية ويمكن عن طريقها تحديد العوامل المؤثرة في كل عملية.
* يراعى استكمال جميع بياناتها.
7 – سجلات الجودة Quality Records:
* تستخدم لإعطاء دليل ملموس على تطبيق نظام الجودة.
* يجب أن تكون معتمدة وواضحة وسهلة الاسترجاع مع توفير الحماية المناسبة لها وتمييزها.
* النماذج جزء من تسجيلات الجودة.
رابعاً: إصدار الوثائق بالحاسب الآلي:
* كثير من المؤسسات تستخدم الحاسب الآلي لضبط العمليات (مثل: إعداد التصميمات الهندسية وعمليات التصنيع).
* يتميز بسهولة التعديل والإضافة.
* يعيبه صعوبة المراجعة والتحقق من تطبيق النظام.
خامساً: قابلية الوثائق للمراجعة:
* تحدد المطلوب منها على وجه الدقة.
* استخدام كلمات محددة (سوف، لابد، يجب أن).
* الابتعاد عن التعبيرات الهلامية مثل: (عندما يكون ضرورياً، عندما يكون مناسباً، كان ينبغي).
سادسا: ضبط الوثائق
يجب توافر المتطلبات الآتية:-
أن تكون مراقبة جيدا.
أن تتم مراجعتها بدقة.
أن تكون معتمدة.
أن يتم استخدام أخر إصدار.
وثائق نظام الجودة
- ماهية التوثيق.
- لماذا التوثيق.
- وثائق نظام الجودة.
- محتويات وثائق.
- ضبط وتعديل الوثائق.
- الحاسب الآلي والتوثيق.
توثيق نظام الجودة
أولا: ماهية التوثيق:
أولاً: لماذا التوثيق؟
* أداة إدارة للمراجعات ودعم اتخاذ القرار.
* دليل موضوعي لتقييم كفاءة النظام.
* قاعدة وأساس لمشروعات التحسين.
* قاعدة بيانات للتطبيقات الإحصائية.
* تحسين أداء الموظفين وتنمية المشاركة.
* جعل "الجودة" أسلوب عمل يومي.
* إظهار صورة الجودة بالمؤسسة (توجه للعميل).
ثانياً: وثائق نظام الجودة:
وثائق الجودة
محتويات وثائق نظام الجودة:
1 – سياسة الجودة Quality Policy:
* تعد مطلباً أساسياً من متطلبات الأيزو 9000.
* لابد من توصيل سياسة الجودة لجميع العاملين بالمؤسسة.
* يفضل أن يكون نص السياسة واضحاً ومختصراً وشاملاً.
2 – دليل الجودة Quality Manual:
* يوضح سياسة الإدارة العليا للمؤسسة.
* يحتوي دليل الجودة على:
أ - مجال نظام الجودة ويشتمل على التفاصيل وكذلك وضع أي استثناءات.
ب - الإجراءات الموثقة التي تم إنشاءها لنظام الجودة أو الإشارة إليها.
ج - وصف للتداخلات المختلفة لعمليات نظام الجودة.
3 – خطط الجودة Quality Plans:
* خطة الجودة: هي وثيقة تشرح كافة تطبيقات الجودة والموارد اللازمة وتسلسل الأنشطة الخاصة بمنتج / خدمة / عقد أو مشروع، وتنقسم إلى نوعين:
أ - خطة الجودة لمشروع (تأكيد جودة).
ب - خطط التفتيش والاختبار (ضبط جودة).
4 – الإجراءات Procedures:
* الإجراء: هو وثيقة تحدد الغرض ومجال نشاط ما وكيف يؤدي وينفذ.
* توضح الإجراءات ما يجب عمله (بصفة عامة) وكيف يتم والمسئول عن أدائه ومتى ينفذ.
* يمكن استخدام الإجراءات بشكل منفرد أو تجميعها في كتيبات تناسب مجموعات معينة أو مناطق معينة داخل المؤسسة.
5 – تعليمات العمل Work Instructions:
* مثل الإجراءات ولكنها أكثر تفصيلاً، وتمد بمعلومات أكثر تحديداً عن:
أ - نشاط معين ذو صلة بالعملية الإنتاجية أو الخدمة.
ب - منطقة العمل.
ج - الأنشطة ذات العلاقة الوثيقة بشخص أو أشخاص معينين.
6 – النماذج Forms:
* تعتبر النماذج العمود الفقري لأي نظام جودة.
* تؤثر النماذج على طريقة أداء العملية ويمكن عن طريقها تحديد العوامل المؤثرة في كل عملية.
* يراعى استكمال جميع بياناتها.
7 – سجلات الجودة Quality Records:
* تستخدم لإعطاء دليل ملموس على تطبيق نظام الجودة.
* يجب أن تكون معتمدة وواضحة وسهلة الاسترجاع مع توفير الحماية المناسبة لها وتمييزها.
* النماذج جزء من تسجيلات الجودة.
رابعاً: إصدار الوثائق بالحاسب الآلي:
* كثير من المؤسسات تستخدم الحاسب الآلي لضبط العمليات (مثل: إعداد التصميمات الهندسية وعمليات التصنيع).
* يتميز بسهولة التعديل والإضافة.
* يعيبه صعوبة المراجعة والتحقق من تطبيق النظام.
خامساً: قابلية الوثائق للمراجعة:
* تحدد المطلوب منها على وجه الدقة.
* استخدام كلمات محددة (سوف، لابد، يجب أن).
* الابتعاد عن التعبيرات الهلامية مثل: (عندما يكون ضرورياً، عندما يكون مناسباً، كان ينبغي).
سادسا: ضبط الوثائق
يجب توافر المتطلبات الآتية:-
أن تكون مراقبة جيدا.
أن تتم مراجعتها بدقة.
أن تكون معتمدة.
أن يتم استخدام أخر إصدار.
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق