الفصل الخامس
مراحل تطبيق مشروع الجودة
مراحل تطبيق مشروع الجودة
يوضحها الشكل التالي:
المرحلة الأولى:- نظام إدارة الجودة QMS
المجال Scope: أحد بعض وحدات المنظمة.
التركيز: متطلبات محددة يتم الالتزام بها.
دورة حياة QMS:
إنشاء توثيق تطبيق متابعة التحسين
متطلبات متطلبات متطلبات متطلبات متطلبات
مراحل تطبيق مشروع الجودة
ستة سيجما المرحلة الرابعة
نموذج التميز المرحلة الثالثة
إدارة الجودة الشاملة المرحلة الثانية
نظام إدارة الجودة المرحلة الأولى
المرحلة الأولى:- نظام إدارة الجودة QMS
المجال Scope: أحد /بعض وحدات الموسسة التعليمية.
التركيز: متطلبات محددة يتم الالتزام بها.
دورة حياة QMS: خمس مراحل هى:
إنشاء توثيق تطبيق متابعة التحسين
متطلبات متطلبات متطلبات متطلبات متطلبات
المرحلة الثانية: إدارة الجودة الشاملة TQM
تطبيق إدارة الجودة الشاملة TQM
التوقيت Timing: بعد مرور بين (3-5) سنوات من تطبيق QMS.
المجال Scope: المنظمة كلها
التركيز:
الأبعاد الثلاثة لـ TQM
آلية التطبيق
نموذج TQM يتم تفصيله بما يلائم حالة المنظمة (حجمها/ طبيعة أنشطتها/ أهدافها/ أسواقها/ دورة حياتها/ نوع ملكيتها .....).
المرحلة الثالثة: نموذج التميز Excellence Model
التوقيت Timing: بعد مرور من (5-3) سنوات من تطبيق TQM.
المجال Scope : المنظمة كلها.
التركيز: الأبعاد الثلاثة للتميز.
آلية التطبيق:
تبنى أحد النماذج العالمية للتميز (عام) مثل: Baldrige, EFQM, Australian Model, BSI, Hamper, Deming Prize, …...
تبنى أحد نماذج التميز فى التعليم العالى مثل: Harvard, Colorado, Houston ….. etc.
تصميم نموذج للتميز يتضمن الأبعاد الثلاثة (SM, TQM, BSC) ويتمشى مع المعايير العالمية ويأخذ فى الحسبان الظروف المحلية.
المرحلة الرابعة: مشروع ستة سيجما 6 Sigma
المجال Scope: أحد / بعض مكونات النظام (عملية/ منتج/ مدخل ....)
التوقيت Timing:
- موازى/ تالى لمرحلة TQM.
- موازى/ تالى لمرحلة التميز Excellence.
التركيز: تدنية احتمال الخطأ إلى [3.4] فى المليون، سواء على مستوى الوحدة أو الإجمالى.
آلية التطبيق:
آليات تطبيق ستة سيجما
مراحل تأهيل المنظمات لتطبيق نظام إدارة الجودة والحصول على شهادة المطابقة العالمية ISO 9001
تتسابق المنظمات في مختلف دول العالم للحصول على شهادة المطابقة العالمية لنظم إدارة الجودة ISO 9001، وذلك لتطبيق نظام جودة عالمي يحقق لها ثبات وتماثل الأداء، ويتحكم في الموارد والعمليات، ويطور المنتجات والخدمات مع خفض التكلفة وتحقيق رضا العملاء، وبالتالي وزيادة القدرة التنافسية وريادة السوق.
ويقصد بعملية تأهيل المنظمة تطوير نظام الجودة لدى المنظمة ليتوافق مع متطلبات نظام إدارة الجودة ISO 9001- 2000 وبالتالي تتوافر لديها القدرة على الحصول على الشهادة العالمية لنظم إدارة الجودة ISO 9001. وتمر عملية التأهيل بمجموعة المراحل التالية:( )
1- مرحلة الإعداد والتحضير.
2- مرحلة التقييم.
3- مرحلة التوثيق.
4- مرحلة التشغيل.
5- مرحلة التدقيق الداخلي والمراجعة.
6- مرحلة التسجيل للحصول على شهادة المطابقة العالمية ISO 9001.
7- مرحلة الصيانة (ضمان استمرارية العمل).
وفيما يلي شرح لأهداف وأساليب تطبيق مراحل التأهيل مع تحديد النماذج المساعدة والمرفقة في ملاحق الإصدار. ملحق (أ)
1- مرحلة الإعداد والتحضير:
تمثل مرحلة الإعداد والتحضير الأساس الذي نبني عليه باقي مراحل التأهيل وبالتالي لابد أن تبدأ قوية بدعم الإدارة العليا وتنتهي بالقناعة التامة لدى العاملين بأهمية إنشاء وتطبيق نظام الجودة ISO 9001.
أهداف مرحلة الإعداد والتحضير:
* دعم الإدارة العليا لتطبيق المواصفة العالمية ISO 9001.
* تشكيل فريق العمل المكلف بالتطبيق.
* إكساب العاملين مفاهيم ومتطلبات المواصفة العالمية ISO 9001.
* إعداد الجدول الزمني للتطبيق.
* تسهيل العمل في مراحل التقييم والتوثيق والتشغيل.
أسلوب تطبيق مرحلة الإعداد والتحضير:
1. تقوم الجهة المؤهلة بتنفيذ ندوة موجهة للإدارة العليا بالمنظمة تهدف إلى تعريف الإدارة بمفاهيم ومتطلبات وأهمية تطبيق نظام الجودة ISO 9001.
2. اتخاذ رئيس مجلس الإدارة قرار بدء التطبيق وإعلانه على الجميع العاملين من خلال (اجتماع/ قرار/ منشور).
3. إصدار قرار بتعيين ممثل الإدارة Management Representative للقيام بمتابعة إنشاء وتطبيق نظام الجودة بجانب مسئولياتها ويعتبر حلقة الوصل بين المنظمة والجهات الخارجية، بالإضافة إلى تشكيل اللجنة المشرفة على التنفيذ Steering Committee.
(مكونة من أعضاء مجلس الإدارة لدعم وتسهيل مهمة التطبيق).
4. إعداد خطة التطبيق والجدول الزمني لكل مرحلة.
5. دورات تدريبية للعاملين بالمنظمة تهدف إلى:
* توعية العاملين بأهمية تطبيق نظام إدارة الجودة ISO 9001.
* شرح متطلبات تطبيق نظام إدارة الجودة ISO 9001.
* تزويد العاملين بمراحل التأهيل وأسس تقييم نظام إدارة الجودة الحالي بالمنظمة.
* إكساب العاملين مهارات إعداد وثائق نظام الجودة ISO 9001.
النماذج المساعدة: (ملحق أ)
1. نموذج (1-1) مخطط ندوة الإدارة العليا.
2. نموذج (1-2) خطة تطبيق النظام.
3. نموذج (1-3) مخطط البرنامج التدريبي الموجه للعاملين.
2- مرحلة التقييم:
يقصد بالتقييم توفير معلومات عن مدى توافق نظام الجودة المتبع بالمنظمة مع متطلبات المواصفة العالمية ISO 9001- 2000 وذلك من خلال المقارنة وتحديد مجالات التحسين والتطوير اللازمة للتوافق.
أهداف مرحلة التقييم:
* تحليل نظام الجودة الحالي وتحديد مدى مواءمته متطلبات المواصفة العالمية ISO 9001- 2000.
* تحديد نقاط عدم المطابقة للنظام المعمول به حاليا ومتطلبات المواصفة العالمية ISO 9001- 2000.
* الاطمئنان إلى تفهم كل الأفراد في الأقسام المختلفة لنقاط عدم المطابقة ودورهم في التطوير.
* وضع الملامح الرئيسية للتطوير لاستيفاء متطلبات المواصفة العالمية ISO 9001- 2000 مع وضع الأسس اللازمة لضمان التحسين المستمر في أداء نظام الجودة بالمنظمة.
* إعداد خطة التطوير تمهيدا لإقرارها والتصديق عليها من مجلس الإدارة لبدء تنفيذها.
أسلوب تطبيق مرحلة التقييم:
يتم تقييم نظام إدارة الجودة بالمنظمة من خلال الآتي:
* دراسة المواصفة العالمية ISO 9001- 2000.
* تحديد متطلبات تطبيق كل بند من بنود المواصفة.
* تسجيل نظام الجودة القائم بالمنظمة.
* مقارنة متطلبات المواصفة ISO 9001- 2000 مع نظام الجودة القائم.
ويمكن تقييم كل عملية من عمليات المنظمة من خلال مجموعة الأسئلة التالية: ماذا يتم؟ وكيف ومتي؟ وأين تتم العملية؟ ومن يقوم بالعملية؟ ولماذا تتم بهذا الشكل؟ وتتمثل الأسئلة المناسبة لذلك في الأسئلة التالية:
- هل تم وصف العملية بشكل ملائم؟
- هل تم تحديد المسئوليات؟
- هل تم إعداد وتطبيق الإجراءات والمحافظة عليها؟
- ما مدى فعالية العملية للحصول على النتائج المطلوبة؟
ومن خلال الإجابة على تلك الأسئلة يمكن تحديد نواقص الجودة القائم بالمنظمة ويمكن الاسترشاد بنموذج قائمة تقييم نظام الجودة والذي يمكن تعديل أسئلته وفقا لبنود المواصفة نموذج (2).
النماذج المساعدة: (ملحق أ)
* نموذج (2) مثال استرشادي لقائمة تقييم نظام الجودة المتبع بالمنظمة وفقا للمواصفة العالمية ISO 9001- 2000 – (بند 4-1).
3- مرحلة التوثيق:
يعتبر التوثيق الدليل المادي لوجود النظام ويختلف حجم التوثيق وفقا لحجم ونوعية نشاط المنظمة.
أهداف مرحلة التوثيق:
* تحقيق الثبات والتماثل في الأداء.
* توفير بيانات مرجعية للتحسين والتطوير.
* إيجاد مرجع للتدريب.
* توفير الدليل الموضوعي لوجود النظام.
* تحقيق مطابقة متطلبات العميل.
أسلوب تطبيق مرحلة التوثيق:
كل منظمة تحدد حجم ونطاق الوثائق والسجلات المطلوبة التي يجب استخدامها وذلك وفقا لنوع وحجم المنظمة ودرجة تعقيد عملياتها، وعلى المنظمة أن تعد كلا من الوثائق التالية:
1. دليل الجودة: هو وثيقة تحدد أسلوب المنظمة في تطبيق نظام إدارة الجودة ISO 9001- 2000 ويتضمن سياسة وأهداف الجودة وفقاً لتسلسل متطلبات المواصفة.
2. إجراءات الجودة: هي وثائق توضح خطوات تنفيذ العمليات.
3. تعليمات العمل: هي وثائق أكثر تفصيلا من الإجراءات حيث توضح الخطوات التفصيلية لتنفيذ العمل.
4. خطط الجودة: هي كافة المستندات التي تصف كيفية تطبيق نظام إدارة الجودة على المنتج/ خدمة/ مشروع.
5. سجلات الجودة: هي مجموعة النماذج التي تم استيفاء بياناتها وتقدم أدلة على ما تم تنفيذه ويجب المحافظة عليها لاستخدامها في التحسين.
النماذج المساعدة: (ملحق أ)
نموذج (3-1) دليل الجودة.
نموذج (3-2) إجراءات نظام الجودة "نموذج إجراءات المراجعة الداخلية".
نموذج (3-3) خطط الجودة: "نموذج خطة ضبط تقييم المطبوعات الدورية".
نموذج (3-4) قائمة الإجراءات: هي مجموعة إجراءات للاسترشاد بها.
ملف الإدارات: كل مدير مسئول عن إعداد ملف لإدارته يحتوى على ما يخصها من وثائق ويتضمن ملف الإدارة على:
1- سياسة وأهداف الإدارة.
2- الهيكل التنظيمي للإدارة.
3- بطاقات التوصيف الوظيفي.
4- تفويض السلطة.
5- قائمة التوزيع.
6- قائمة الإجراءات.
7- قائمة المعدات إن وجدت.
8- قائمة التعليمات وأماكن وجودها.
9- قائمة النماذج المستخدمة.
10- خريطة تسلسل الأعمال والعلاقات بالإدارات الأخرى.
4- مرحلة التشغيل
تتمثل هذه المرحلة في إتاحة الفرصة للعاملين بالمنظمة لتطبيق وثائق إجراءات وخطط الجودة لاكتشاف مجالات القصور وتحسينها، ويتزامن مع هذه المرحلة إعداد المراجعين الداخليين وتأهيلهم للقيام بمهمة مراجعة نظام الجودة وتطويره.
أهداف مرحلة التشغيل:
1- تمكين العاملين من تفهم إجراءات ووثائق نظام الجودة.
2- تعديل واستكمال وثائق نظام الجودة للتوافق مع متطلبات المواصفة العالمية ISO 9001- 2000.
3- إعداد وتأهيل المراجعين الداخليين لتنفيذ مرحلة التقييم.
أسلوب تطبيق مرحلة التشغيل:
* يقوم ممثل الإدارة بتوزيع إجراءات نظام الجودة بعد توثيقها على الإدارات المختلفة بالمنظمة.
* تستخدم الإدارات إجراءات ونماذج النظام.
* يتم اتخاذ إجراءات التعديل أو الاستحداث أو الحذف لبعض الوثائق وفقا لفاعلية وكفاءة التنفيذ، ورؤية العاملين أثناء الاستخدام للوثائق.
* يوضح إجراء ضبط الوثائق كيفية تعديل الإجراءات.
* بالنسبة لإعداد وتأهيل المراجعين يقوم ممثل الإدارة باختيار مجموعة من العاملين ليتم تأهيلهم وتدريبهم على مهارات المراجعة، وذلك بناء على المواصفات الواجب توافرها في المراجع كالذكاء، والفطنة، وقوة الملاحظة، ومهارات الاتصال، والقدرة على الفحص والتعديل، والنظرة المرنة.
* إعداد برنامج تدريبي لتأهيل فريق المراجعة.
النماذج المساعدة ملحق (أ)
* نموذج (4) برنامج تدريبي لفريق المراجعين.
5- مرحلة التدقيق والمراجعة
تمثل المراجعة أحد متطلبات المواصفة العالمية ISO 9001 . وهي فحص مخطط ومرفق ومستقل، ينفذ وفقا لإجراءات وقوائم محددة، للتأكد من أن عناصر وإجراءات وخطط الجودة قد نفذت وفقا للمتطلبات المحددة "متطلبات المواصفة العالمية ISO 9001". وتتضمن المراجعة كلا من:
1- مراجعة الكفاية:
ويقصد بها مدى كفاية إجراءات ومستندات نظام الجودة المطبق بالمنظمة لتحقيق متطلبات المواصفة العالمية ISO 9001.
2- مراجعة الإذعان:
وهي مقياس لمدى التزام العاملين بالمنظمة لتطبيق وثائق المواصفة العالمية ISO 9001
أهداف مرحلة التدقيق والمراجعة
تهدف مرحلة التدقيق والمراجعة إلى:
1- تقييم ملاءمة "كفاية" مستندات وإجراءات نظام الجودة المطبق بالمنظمة مقارنة بمتطلبات المواصفة العالمية ISO 9001.
2- قياس مدى تفهم وتنفيذ مستندات وإجراءات نظام الجودة بواسطة العاملين بالمنظمة.
3- التطوير المستمر لإجراءات وأنشطة الجودة المطبقة بالمنظمة.
أسلوب تطبيق مرحلة التدقيق والمرجعة:
تنفذ المراجعة الداخلية وفقاً لإجراء المراجعة الموثق والمطبق بالجهة الراغبة في الحصول على شهادة المطابقة للمواصفة العالمية ISO 9001. وتتم المراجعة بشكل عام وفقا للخطوات التالية:
1- إعداد وتخطيط المراجعة من قبل ممثل الإدارة وفريق المراجعة على أن تشمل المراجعة كافة إجراءات ومتطلبات المواصفة العالمية ISO 9001 المطبقة في إدارات وأقسام المنظمة على أن تراجع الإدارات مرة واحدة على الأقل في السنة. وتعتمد أولويات المراجعة على تقارير عدم المطابقة السابقة وشكاوي العملاء ونتائج مراجعة الجهة المانحة للشهادة.
2- اعتماد خطة المراجعات من قبل ممثل الإدارة مع أخطار الإدارات المراجع عليها بمواعيد وعناصر المراجعة بهدف استكمال الوثائق وتطبيق الإجراءات الخاصة بالإدارة المراجع عليها ويمكن الاسترشاد بخطة المراجعات الداخلية نموذج (5-1).
3- تشكيل فريق المراجعة على أن يكون من خارج الإدارة المراجع عليها، ويتكون الفريق من واحد أو أكثر من المراجعين وفقا لحجم المنظمة مع تحديد رئيس فريق المراجعين.
4- الإعداد والتحضير للمراجعة ويتمثل في الآتي:
* مراجعة الوثائق الخاصة بالإدارة التي ستتم مراجعتها.
* مراجعة ما تم الاتفاق عليه في المراجعة السابقة وفقاً لتقارير المراجعة.
* إخطار الجهة المراجع عليها بموعد المراجعة.
5- تنفيذ المراجعة
* عقد الاجتماع المبدئي مع المراجع عليهم وتعريفهم بموضوع وبنود المراجعة وكيفية تنفيذها.
* مراجعة الوثائق والمستندات بالاستعانة بقائمة المراجعة نموذج (5-2).
* الملاحظة الميدانية لأساليب العمل ومواقع العمليات.
* إعداد تقرير المراجعة.
* الاتفاق مع مدير الإدارة على الإجراءات التصحيحية ومواعيد تنفيذها.
* تقديم تقرير المراجعة النهائي بعد اعتماده من ممثل الإدارة.
* متابعة الإجراءات التصحيحية.
النماذج المساعدة: ملحق (أ)
* نموذج (5-1) خطة المراجعة الداخلية.
* نموذج (5-2) قائمة المراجعة.
6- مرحلة التسجيل للحصول على شهادة المطابقة ISO 9001
تأتي مرحلة التسجيل للحصول على شهادة المطابقة ISO 9001 كنتيجة للجهد المبذول في المراحل السابقة، وتأكيدا من المنظمة للجهة المانحة ولعملائها بأنها تطبق نظام جودة محكم يتوافق مع متطلبات المواصفة العالمية ISO 9001.
أهداف مرحلة التسجيل:
* التأكد من كفاءة وفاعلية نظام الجودة المطبق بالمنظمة.
* استكمال وتطوير نظام الجودة المطبق بالمنظمة ليتوافق مع متطلبات المواصفة.
* الحصول على شهادة المطابقة ISO 9001.
أسلوب تطبيق مرحلة التسجيل:
تقوم الجهة طالبة الحصول على شهادة المطابقة ISO 9001 بالأتي:
1. اختيار أحد الجهات المانحة لشهادة المطابقة العالمية وفق المعايير الآتية:
* خبرة الجهة المانحة في مجال عمل المنظمة لكي يكون لديها الخبرة العملية في تطوير للنظام القائم بالمنظمة.
* وجود الجهة الصالحة ضمن السوق ستتعامل معه المنظمة مستقبلا.
* تكلفة الحصول على الشهادة وتكاليف المراجعات الدورية على المنظمة.
* مدى ملاءمة الفترة الزمنية التي تحددها الجهة طالبة الشهادة بالنسبة للجهة مانحة الشهادة.
2. مخاطبة الجهة المختارة لمنح الشهادة واستيفاء طلب التسجيل.
3. طلب تقييم مبدئي من خلال إرسال خبير من الجهة المانحة إلى الجهة الطالبة لشهادة المطابقة للتأكد من كفاءة وفاعلية نظام الجودة قبل التقييم الرسمي لنظام إدارة الجودة بالمنظمة.
4. إرسال دليل الجودة إلى الجهة المانحة لفحصه وغالبا ما يكون لدى الجهات المانحة مكاتب في الوطن العربي، وفي حالة عدم وجود حالات عدم مطابقة رئيسية تقوم الجهة المانحة بإرسال فريق من المراجعين إلى الجهات الطالبة لشهادة المطابقة لتتم مراجعة الإذعان.
5. تستقبل الجهة الطالبة للشهادة فريق المراجعة وتقوم بتذليل العقبات أمامه أثناء مراجعتك مدى إذعان العاملين لتطبيق متطلبات المواصفة ISO 9001 داخل المنظمة. ويقوم بفحص نتائج مراجعات الجودة الداخلية واجتماعات متابعة الإدارة ومراجعة تطبيق إجراءات العمل بإدارات المنظمة.
6. استلام تقرير المراجعة من الجهة المانحة، ففي حالة عدم حالات عدم المطابقة، تقوم المنظمة للشهادة بدفع رسوم الحصول على الشهادة، والرسوم المقررة عند كل متابعة دورية من الجهة المانحة "عادة سنوية أو نصف سنوية وفقا لنظام الجهة المانحة" ويتم منحها شهادة المطابقة.
أما في حالة وجود حالات عدم مطابقة "رئيسية" فتهمل الجهة فترة زمنية تتراوح بين شهرين إلى ستة أشهر لتصحيح الانحرافات، ثم تعود الجهة المانحة مرة أخرى للتأكد من استكمال حالات عدم المطابقة. أما في حالة وجود حالات عدم مطابقة "فرعية" فتمنح المنظمة الشهادة وتتم مراجعة حالات عدم المطابقة الفرعية في المراجعات التالية، فإذا لم يتم تصحيحها تنذر الجهة الطالبة ثم تمنح فترة أخرى لتصحيح فإن لم يتم التصحيح تسحب الشهادة التي حصلت عليها.
ملحوظة: حالات عدم المطابقة الرئيسية يقصد بها نقص أحد متطلبات المواصفة الرئيسية "بند رئيسي" في دليل الجودة بالمنظمة أو عدم تطبيق أحد البنود الرئيسية بدليل الجودة الخاص بالمنظمة، أما حالات عدم المطابقة الفرعية فتعني نقص أحد البنود الفرعية بدليل الجودة الخاص بالمنظمة أو عدم تطبيق أحد بنود المواصفة الفرعية.
7. تقوم المنظمة باستقبال فريق المراجعة أثناء المراجعات الدورية وتصحيح حالات عدم المطابقة المدونة بتقارير المراجعة، مع دفع رسوم المراجعات الدورية بهدف استمرارية صلاحية شهادة المطابقة ISO 9001 عليها المنظمة.
النماذج المساعدة ملحق (أ)
* نموذج (6) قائمة بالجهات المانحة لشهادة المطابقة ISO 9001.
7- مرحلة الصيانة (ضمان استمرارية التوافق مع المواصفة)
لكي تحافظ المنظمة على شهادة المطابقة العالمية ISO 9001 التي حصلت عليها في المرحلة السابقة فلابد من متابعة تطبيق الوثائق، وتصحيح الانحرافات الواردة بمراجعات الجهة المانحة للشهادة وتقارير المراجعة الداخلية.
أهداف مرحلة الصيانة:
تهدف مرحلة الصيانة إلى تحقيق الأهداف التالية للمنظمة:
1. التأكد من تطبيق متطلبات المواصفة العالمية ISO 9001.
2. الحفاظ على شهادة المطابقة العالمية ISO 9001.
أسلوب تطبيق مرحلة الصيانة:
يتم صيانة نظام إدارة الجودة عن طريق الكوادر المدربة بالمنظمة أو عن طريق الجهة التي قامت بتأهيل المنظمة. وفي كل الأحوال يتم إتباع الخطوات التالية:
1. مراجعة تقارير الجهة المانحة.
2. مراجعة تقارير المراجعة الداخلية.
3. متابعة تنفيذ الإجراءات التصحيحية والوقائية.
4. تعديل وثائق النظام.
5. تنفيذ برامج تدريب تنشيطية.
6. المتابعة أثناء المراجعات الدورية للجهة المانحة.
7. تدوين الملاحظات والعمل على تصحيحها.
النماذج المساعدة ملحق (أ)
* نموذج (7) خطة الصيانة لنظام إدارة الجودة.
الملاحـــق
ملحق (أ):
أولاً: النماذج المساعدة في مرحلة الإعداد والتحضير:
* نموذج (1-1) مخطط ندوة الإدارة العليا.
* نموذج (1-2) خطة تطبيق النظام.
* نموذج (1-3) مخطط البرامج التدريبية الموجهة للعاملين.
ثانياً: النماذج المساعدة في مرحلة التقييم:
* نموذج (2) مثال استرشادي لقائمة تقييم نظام الجودة المتبع بالمنظمة وفقاً للمواصفة العالمية ISO 9001-2000 – (بند 4-1)
ثالثاً: النماذج المساعدة في مرحلة التوثيق:
* نموذج (3-1) دليل الجودة.
* نموذج (3-2) إجراءات نظام الجودة "نموذج إجراءات المراجعة الداخلية".
* نموذج (3-3) خطط الجودة: "نموذج خطة ضبط تقييم المطبوعات الدورية".
* قائمة الإجراءات المقترحة.
رابعاً: النماذج المساعدة في مرحلة التشغيل:
* نموذج (4) برنامج تدريبي لفريق المراجعين.
خامساً: النماذج المساعدة في مرحلة التدقيق والمراجعة:
* نموذج (5-1) خطة المراجعة الداخلية.
* نموذج (5-2) قائمة المراجعة.
سادساً: النماذج المساعدة في مرحلة التدقيق والمراجعة:
* نموذج (6) قائمة بالجهات المانحة لشهادة المطابقة ISO 9001.
سابعاً: النماذج المساعدة في مرحلة الصيانة "ضمان استمرارية التوافق مع المواصفة":
* نموذج (7) خطة الصيانة لنظام إدارة الجودة.
ملحق (ب):
ترجمة المواصفة العالمية ISO 9001 إصدار 2000.
ملحق (أ): النماذج المساعدة في مرحلة الإعداد والتحضير
نموذج (1-1) مخطط ندوة الإدارة العليا
ندوة نظم إدارة الجودة العالمية ISO 9001
أهداف الندوة:
* توعية الإدارة العليا بأهمية تطبيق المواصفة العالمية ISO 9001 كأساس لتحسين الإنتاج والخدمات مع خفض التكلفة ومنع المشاكل وتحسين الإنتاجية والربحية.
* تعريف الإدارة العليا دورها القيادي في دعم إنشاء وتطبيق نظام إدارة الجودة وفقاً لمتطلبات المواصفة العالمية ISO 9001.
محتويات الندوة:
* المواصفة العالمية ISO 9001 "المفهوم والأهمية".
* دور الإدارة العليا في إنشاء وتطبيق المواصفة العالمية ISO 9001.
أسلوب تنفيذ الندوة:
1 – المحاضرات لشرح المفاهيم.
2 – الاستبيانات لجمع الحقائق وتعديل المفاهيم.
3 – المناقشات وعرض الإحصائيات.
مدة تنفيذ الندوة: يوم واحد بواقع ثلاث ساعات.
ملحق (أ): النماذج المساعدة في مرحلة الإعداد والتحضير
نموذج (1-2) خطة تطبيق النظام
الشهر
المرحلة يناير فبراير مارس أبريل مايو يونيو يوليو أغسطس وما بعده
1 – مرحلة الإعداد والتحضير.
2 – مرحلة التقييم.
3 – مرحلة التوثيق.
4 – مرحلة التشغيل.
5-مرحلة التدقيق والمراجعة
5 – مرحلة التسجيل للحصول على شهادة المطابقة.
6 – مرحلة الصيانة
مراحل تطبيق مشروع الجودة
مراحل تطبيق مشروع الجودة
يوضحها الشكل التالي:
المرحلة الأولى:- نظام إدارة الجودة QMS
المجال Scope: أحد بعض وحدات المنظمة.
التركيز: متطلبات محددة يتم الالتزام بها.
دورة حياة QMS:
إنشاء توثيق تطبيق متابعة التحسين
متطلبات متطلبات متطلبات متطلبات متطلبات
مراحل تطبيق مشروع الجودة
ستة سيجما المرحلة الرابعة
نموذج التميز المرحلة الثالثة
إدارة الجودة الشاملة المرحلة الثانية
نظام إدارة الجودة المرحلة الأولى
المرحلة الأولى:- نظام إدارة الجودة QMS
المجال Scope: أحد /بعض وحدات الموسسة التعليمية.
التركيز: متطلبات محددة يتم الالتزام بها.
دورة حياة QMS: خمس مراحل هى:
إنشاء توثيق تطبيق متابعة التحسين
متطلبات متطلبات متطلبات متطلبات متطلبات
المرحلة الثانية: إدارة الجودة الشاملة TQM
تطبيق إدارة الجودة الشاملة TQM
التوقيت Timing: بعد مرور بين (3-5) سنوات من تطبيق QMS.
المجال Scope: المنظمة كلها
التركيز:
الأبعاد الثلاثة لـ TQM
آلية التطبيق
نموذج TQM يتم تفصيله بما يلائم حالة المنظمة (حجمها/ طبيعة أنشطتها/ أهدافها/ أسواقها/ دورة حياتها/ نوع ملكيتها .....).
المرحلة الثالثة: نموذج التميز Excellence Model
التوقيت Timing: بعد مرور من (5-3) سنوات من تطبيق TQM.
المجال Scope : المنظمة كلها.
التركيز: الأبعاد الثلاثة للتميز.
آلية التطبيق:
تبنى أحد النماذج العالمية للتميز (عام) مثل: Baldrige, EFQM, Australian Model, BSI, Hamper, Deming Prize, …...
تبنى أحد نماذج التميز فى التعليم العالى مثل: Harvard, Colorado, Houston ….. etc.
تصميم نموذج للتميز يتضمن الأبعاد الثلاثة (SM, TQM, BSC) ويتمشى مع المعايير العالمية ويأخذ فى الحسبان الظروف المحلية.
المرحلة الرابعة: مشروع ستة سيجما 6 Sigma
المجال Scope: أحد / بعض مكونات النظام (عملية/ منتج/ مدخل ....)
التوقيت Timing:
- موازى/ تالى لمرحلة TQM.
- موازى/ تالى لمرحلة التميز Excellence.
التركيز: تدنية احتمال الخطأ إلى [3.4] فى المليون، سواء على مستوى الوحدة أو الإجمالى.
آلية التطبيق:
آليات تطبيق ستة سيجما
مراحل تأهيل المنظمات لتطبيق نظام إدارة الجودة والحصول على شهادة المطابقة العالمية ISO 9001
تتسابق المنظمات في مختلف دول العالم للحصول على شهادة المطابقة العالمية لنظم إدارة الجودة ISO 9001، وذلك لتطبيق نظام جودة عالمي يحقق لها ثبات وتماثل الأداء، ويتحكم في الموارد والعمليات، ويطور المنتجات والخدمات مع خفض التكلفة وتحقيق رضا العملاء، وبالتالي وزيادة القدرة التنافسية وريادة السوق.
ويقصد بعملية تأهيل المنظمة تطوير نظام الجودة لدى المنظمة ليتوافق مع متطلبات نظام إدارة الجودة ISO 9001- 2000 وبالتالي تتوافر لديها القدرة على الحصول على الشهادة العالمية لنظم إدارة الجودة ISO 9001. وتمر عملية التأهيل بمجموعة المراحل التالية:( )
1- مرحلة الإعداد والتحضير.
2- مرحلة التقييم.
3- مرحلة التوثيق.
4- مرحلة التشغيل.
5- مرحلة التدقيق الداخلي والمراجعة.
6- مرحلة التسجيل للحصول على شهادة المطابقة العالمية ISO 9001.
7- مرحلة الصيانة (ضمان استمرارية العمل).
وفيما يلي شرح لأهداف وأساليب تطبيق مراحل التأهيل مع تحديد النماذج المساعدة والمرفقة في ملاحق الإصدار. ملحق (أ)
1- مرحلة الإعداد والتحضير:
تمثل مرحلة الإعداد والتحضير الأساس الذي نبني عليه باقي مراحل التأهيل وبالتالي لابد أن تبدأ قوية بدعم الإدارة العليا وتنتهي بالقناعة التامة لدى العاملين بأهمية إنشاء وتطبيق نظام الجودة ISO 9001.
أهداف مرحلة الإعداد والتحضير:
* دعم الإدارة العليا لتطبيق المواصفة العالمية ISO 9001.
* تشكيل فريق العمل المكلف بالتطبيق.
* إكساب العاملين مفاهيم ومتطلبات المواصفة العالمية ISO 9001.
* إعداد الجدول الزمني للتطبيق.
* تسهيل العمل في مراحل التقييم والتوثيق والتشغيل.
أسلوب تطبيق مرحلة الإعداد والتحضير:
1. تقوم الجهة المؤهلة بتنفيذ ندوة موجهة للإدارة العليا بالمنظمة تهدف إلى تعريف الإدارة بمفاهيم ومتطلبات وأهمية تطبيق نظام الجودة ISO 9001.
2. اتخاذ رئيس مجلس الإدارة قرار بدء التطبيق وإعلانه على الجميع العاملين من خلال (اجتماع/ قرار/ منشور).
3. إصدار قرار بتعيين ممثل الإدارة Management Representative للقيام بمتابعة إنشاء وتطبيق نظام الجودة بجانب مسئولياتها ويعتبر حلقة الوصل بين المنظمة والجهات الخارجية، بالإضافة إلى تشكيل اللجنة المشرفة على التنفيذ Steering Committee.
(مكونة من أعضاء مجلس الإدارة لدعم وتسهيل مهمة التطبيق).
4. إعداد خطة التطبيق والجدول الزمني لكل مرحلة.
5. دورات تدريبية للعاملين بالمنظمة تهدف إلى:
* توعية العاملين بأهمية تطبيق نظام إدارة الجودة ISO 9001.
* شرح متطلبات تطبيق نظام إدارة الجودة ISO 9001.
* تزويد العاملين بمراحل التأهيل وأسس تقييم نظام إدارة الجودة الحالي بالمنظمة.
* إكساب العاملين مهارات إعداد وثائق نظام الجودة ISO 9001.
النماذج المساعدة: (ملحق أ)
1. نموذج (1-1) مخطط ندوة الإدارة العليا.
2. نموذج (1-2) خطة تطبيق النظام.
3. نموذج (1-3) مخطط البرنامج التدريبي الموجه للعاملين.
2- مرحلة التقييم:
يقصد بالتقييم توفير معلومات عن مدى توافق نظام الجودة المتبع بالمنظمة مع متطلبات المواصفة العالمية ISO 9001- 2000 وذلك من خلال المقارنة وتحديد مجالات التحسين والتطوير اللازمة للتوافق.
أهداف مرحلة التقييم:
* تحليل نظام الجودة الحالي وتحديد مدى مواءمته متطلبات المواصفة العالمية ISO 9001- 2000.
* تحديد نقاط عدم المطابقة للنظام المعمول به حاليا ومتطلبات المواصفة العالمية ISO 9001- 2000.
* الاطمئنان إلى تفهم كل الأفراد في الأقسام المختلفة لنقاط عدم المطابقة ودورهم في التطوير.
* وضع الملامح الرئيسية للتطوير لاستيفاء متطلبات المواصفة العالمية ISO 9001- 2000 مع وضع الأسس اللازمة لضمان التحسين المستمر في أداء نظام الجودة بالمنظمة.
* إعداد خطة التطوير تمهيدا لإقرارها والتصديق عليها من مجلس الإدارة لبدء تنفيذها.
أسلوب تطبيق مرحلة التقييم:
يتم تقييم نظام إدارة الجودة بالمنظمة من خلال الآتي:
* دراسة المواصفة العالمية ISO 9001- 2000.
* تحديد متطلبات تطبيق كل بند من بنود المواصفة.
* تسجيل نظام الجودة القائم بالمنظمة.
* مقارنة متطلبات المواصفة ISO 9001- 2000 مع نظام الجودة القائم.
ويمكن تقييم كل عملية من عمليات المنظمة من خلال مجموعة الأسئلة التالية: ماذا يتم؟ وكيف ومتي؟ وأين تتم العملية؟ ومن يقوم بالعملية؟ ولماذا تتم بهذا الشكل؟ وتتمثل الأسئلة المناسبة لذلك في الأسئلة التالية:
- هل تم وصف العملية بشكل ملائم؟
- هل تم تحديد المسئوليات؟
- هل تم إعداد وتطبيق الإجراءات والمحافظة عليها؟
- ما مدى فعالية العملية للحصول على النتائج المطلوبة؟
ومن خلال الإجابة على تلك الأسئلة يمكن تحديد نواقص الجودة القائم بالمنظمة ويمكن الاسترشاد بنموذج قائمة تقييم نظام الجودة والذي يمكن تعديل أسئلته وفقا لبنود المواصفة نموذج (2).
النماذج المساعدة: (ملحق أ)
* نموذج (2) مثال استرشادي لقائمة تقييم نظام الجودة المتبع بالمنظمة وفقا للمواصفة العالمية ISO 9001- 2000 – (بند 4-1).
3- مرحلة التوثيق:
يعتبر التوثيق الدليل المادي لوجود النظام ويختلف حجم التوثيق وفقا لحجم ونوعية نشاط المنظمة.
أهداف مرحلة التوثيق:
* تحقيق الثبات والتماثل في الأداء.
* توفير بيانات مرجعية للتحسين والتطوير.
* إيجاد مرجع للتدريب.
* توفير الدليل الموضوعي لوجود النظام.
* تحقيق مطابقة متطلبات العميل.
أسلوب تطبيق مرحلة التوثيق:
كل منظمة تحدد حجم ونطاق الوثائق والسجلات المطلوبة التي يجب استخدامها وذلك وفقا لنوع وحجم المنظمة ودرجة تعقيد عملياتها، وعلى المنظمة أن تعد كلا من الوثائق التالية:
1. دليل الجودة: هو وثيقة تحدد أسلوب المنظمة في تطبيق نظام إدارة الجودة ISO 9001- 2000 ويتضمن سياسة وأهداف الجودة وفقاً لتسلسل متطلبات المواصفة.
2. إجراءات الجودة: هي وثائق توضح خطوات تنفيذ العمليات.
3. تعليمات العمل: هي وثائق أكثر تفصيلا من الإجراءات حيث توضح الخطوات التفصيلية لتنفيذ العمل.
4. خطط الجودة: هي كافة المستندات التي تصف كيفية تطبيق نظام إدارة الجودة على المنتج/ خدمة/ مشروع.
5. سجلات الجودة: هي مجموعة النماذج التي تم استيفاء بياناتها وتقدم أدلة على ما تم تنفيذه ويجب المحافظة عليها لاستخدامها في التحسين.
النماذج المساعدة: (ملحق أ)
نموذج (3-1) دليل الجودة.
نموذج (3-2) إجراءات نظام الجودة "نموذج إجراءات المراجعة الداخلية".
نموذج (3-3) خطط الجودة: "نموذج خطة ضبط تقييم المطبوعات الدورية".
نموذج (3-4) قائمة الإجراءات: هي مجموعة إجراءات للاسترشاد بها.
ملف الإدارات: كل مدير مسئول عن إعداد ملف لإدارته يحتوى على ما يخصها من وثائق ويتضمن ملف الإدارة على:
1- سياسة وأهداف الإدارة.
2- الهيكل التنظيمي للإدارة.
3- بطاقات التوصيف الوظيفي.
4- تفويض السلطة.
5- قائمة التوزيع.
6- قائمة الإجراءات.
7- قائمة المعدات إن وجدت.
8- قائمة التعليمات وأماكن وجودها.
9- قائمة النماذج المستخدمة.
10- خريطة تسلسل الأعمال والعلاقات بالإدارات الأخرى.
4- مرحلة التشغيل
تتمثل هذه المرحلة في إتاحة الفرصة للعاملين بالمنظمة لتطبيق وثائق إجراءات وخطط الجودة لاكتشاف مجالات القصور وتحسينها، ويتزامن مع هذه المرحلة إعداد المراجعين الداخليين وتأهيلهم للقيام بمهمة مراجعة نظام الجودة وتطويره.
أهداف مرحلة التشغيل:
1- تمكين العاملين من تفهم إجراءات ووثائق نظام الجودة.
2- تعديل واستكمال وثائق نظام الجودة للتوافق مع متطلبات المواصفة العالمية ISO 9001- 2000.
3- إعداد وتأهيل المراجعين الداخليين لتنفيذ مرحلة التقييم.
أسلوب تطبيق مرحلة التشغيل:
* يقوم ممثل الإدارة بتوزيع إجراءات نظام الجودة بعد توثيقها على الإدارات المختلفة بالمنظمة.
* تستخدم الإدارات إجراءات ونماذج النظام.
* يتم اتخاذ إجراءات التعديل أو الاستحداث أو الحذف لبعض الوثائق وفقا لفاعلية وكفاءة التنفيذ، ورؤية العاملين أثناء الاستخدام للوثائق.
* يوضح إجراء ضبط الوثائق كيفية تعديل الإجراءات.
* بالنسبة لإعداد وتأهيل المراجعين يقوم ممثل الإدارة باختيار مجموعة من العاملين ليتم تأهيلهم وتدريبهم على مهارات المراجعة، وذلك بناء على المواصفات الواجب توافرها في المراجع كالذكاء، والفطنة، وقوة الملاحظة، ومهارات الاتصال، والقدرة على الفحص والتعديل، والنظرة المرنة.
* إعداد برنامج تدريبي لتأهيل فريق المراجعة.
النماذج المساعدة ملحق (أ)
* نموذج (4) برنامج تدريبي لفريق المراجعين.
5- مرحلة التدقيق والمراجعة
تمثل المراجعة أحد متطلبات المواصفة العالمية ISO 9001 . وهي فحص مخطط ومرفق ومستقل، ينفذ وفقا لإجراءات وقوائم محددة، للتأكد من أن عناصر وإجراءات وخطط الجودة قد نفذت وفقا للمتطلبات المحددة "متطلبات المواصفة العالمية ISO 9001". وتتضمن المراجعة كلا من:
1- مراجعة الكفاية:
ويقصد بها مدى كفاية إجراءات ومستندات نظام الجودة المطبق بالمنظمة لتحقيق متطلبات المواصفة العالمية ISO 9001.
2- مراجعة الإذعان:
وهي مقياس لمدى التزام العاملين بالمنظمة لتطبيق وثائق المواصفة العالمية ISO 9001
أهداف مرحلة التدقيق والمراجعة
تهدف مرحلة التدقيق والمراجعة إلى:
1- تقييم ملاءمة "كفاية" مستندات وإجراءات نظام الجودة المطبق بالمنظمة مقارنة بمتطلبات المواصفة العالمية ISO 9001.
2- قياس مدى تفهم وتنفيذ مستندات وإجراءات نظام الجودة بواسطة العاملين بالمنظمة.
3- التطوير المستمر لإجراءات وأنشطة الجودة المطبقة بالمنظمة.
أسلوب تطبيق مرحلة التدقيق والمرجعة:
تنفذ المراجعة الداخلية وفقاً لإجراء المراجعة الموثق والمطبق بالجهة الراغبة في الحصول على شهادة المطابقة للمواصفة العالمية ISO 9001. وتتم المراجعة بشكل عام وفقا للخطوات التالية:
1- إعداد وتخطيط المراجعة من قبل ممثل الإدارة وفريق المراجعة على أن تشمل المراجعة كافة إجراءات ومتطلبات المواصفة العالمية ISO 9001 المطبقة في إدارات وأقسام المنظمة على أن تراجع الإدارات مرة واحدة على الأقل في السنة. وتعتمد أولويات المراجعة على تقارير عدم المطابقة السابقة وشكاوي العملاء ونتائج مراجعة الجهة المانحة للشهادة.
2- اعتماد خطة المراجعات من قبل ممثل الإدارة مع أخطار الإدارات المراجع عليها بمواعيد وعناصر المراجعة بهدف استكمال الوثائق وتطبيق الإجراءات الخاصة بالإدارة المراجع عليها ويمكن الاسترشاد بخطة المراجعات الداخلية نموذج (5-1).
3- تشكيل فريق المراجعة على أن يكون من خارج الإدارة المراجع عليها، ويتكون الفريق من واحد أو أكثر من المراجعين وفقا لحجم المنظمة مع تحديد رئيس فريق المراجعين.
4- الإعداد والتحضير للمراجعة ويتمثل في الآتي:
* مراجعة الوثائق الخاصة بالإدارة التي ستتم مراجعتها.
* مراجعة ما تم الاتفاق عليه في المراجعة السابقة وفقاً لتقارير المراجعة.
* إخطار الجهة المراجع عليها بموعد المراجعة.
5- تنفيذ المراجعة
* عقد الاجتماع المبدئي مع المراجع عليهم وتعريفهم بموضوع وبنود المراجعة وكيفية تنفيذها.
* مراجعة الوثائق والمستندات بالاستعانة بقائمة المراجعة نموذج (5-2).
* الملاحظة الميدانية لأساليب العمل ومواقع العمليات.
* إعداد تقرير المراجعة.
* الاتفاق مع مدير الإدارة على الإجراءات التصحيحية ومواعيد تنفيذها.
* تقديم تقرير المراجعة النهائي بعد اعتماده من ممثل الإدارة.
* متابعة الإجراءات التصحيحية.
النماذج المساعدة: ملحق (أ)
* نموذج (5-1) خطة المراجعة الداخلية.
* نموذج (5-2) قائمة المراجعة.
6- مرحلة التسجيل للحصول على شهادة المطابقة ISO 9001
تأتي مرحلة التسجيل للحصول على شهادة المطابقة ISO 9001 كنتيجة للجهد المبذول في المراحل السابقة، وتأكيدا من المنظمة للجهة المانحة ولعملائها بأنها تطبق نظام جودة محكم يتوافق مع متطلبات المواصفة العالمية ISO 9001.
أهداف مرحلة التسجيل:
* التأكد من كفاءة وفاعلية نظام الجودة المطبق بالمنظمة.
* استكمال وتطوير نظام الجودة المطبق بالمنظمة ليتوافق مع متطلبات المواصفة.
* الحصول على شهادة المطابقة ISO 9001.
أسلوب تطبيق مرحلة التسجيل:
تقوم الجهة طالبة الحصول على شهادة المطابقة ISO 9001 بالأتي:
1. اختيار أحد الجهات المانحة لشهادة المطابقة العالمية وفق المعايير الآتية:
* خبرة الجهة المانحة في مجال عمل المنظمة لكي يكون لديها الخبرة العملية في تطوير للنظام القائم بالمنظمة.
* وجود الجهة الصالحة ضمن السوق ستتعامل معه المنظمة مستقبلا.
* تكلفة الحصول على الشهادة وتكاليف المراجعات الدورية على المنظمة.
* مدى ملاءمة الفترة الزمنية التي تحددها الجهة طالبة الشهادة بالنسبة للجهة مانحة الشهادة.
2. مخاطبة الجهة المختارة لمنح الشهادة واستيفاء طلب التسجيل.
3. طلب تقييم مبدئي من خلال إرسال خبير من الجهة المانحة إلى الجهة الطالبة لشهادة المطابقة للتأكد من كفاءة وفاعلية نظام الجودة قبل التقييم الرسمي لنظام إدارة الجودة بالمنظمة.
4. إرسال دليل الجودة إلى الجهة المانحة لفحصه وغالبا ما يكون لدى الجهات المانحة مكاتب في الوطن العربي، وفي حالة عدم وجود حالات عدم مطابقة رئيسية تقوم الجهة المانحة بإرسال فريق من المراجعين إلى الجهات الطالبة لشهادة المطابقة لتتم مراجعة الإذعان.
5. تستقبل الجهة الطالبة للشهادة فريق المراجعة وتقوم بتذليل العقبات أمامه أثناء مراجعتك مدى إذعان العاملين لتطبيق متطلبات المواصفة ISO 9001 داخل المنظمة. ويقوم بفحص نتائج مراجعات الجودة الداخلية واجتماعات متابعة الإدارة ومراجعة تطبيق إجراءات العمل بإدارات المنظمة.
6. استلام تقرير المراجعة من الجهة المانحة، ففي حالة عدم حالات عدم المطابقة، تقوم المنظمة للشهادة بدفع رسوم الحصول على الشهادة، والرسوم المقررة عند كل متابعة دورية من الجهة المانحة "عادة سنوية أو نصف سنوية وفقا لنظام الجهة المانحة" ويتم منحها شهادة المطابقة.
أما في حالة وجود حالات عدم مطابقة "رئيسية" فتهمل الجهة فترة زمنية تتراوح بين شهرين إلى ستة أشهر لتصحيح الانحرافات، ثم تعود الجهة المانحة مرة أخرى للتأكد من استكمال حالات عدم المطابقة. أما في حالة وجود حالات عدم مطابقة "فرعية" فتمنح المنظمة الشهادة وتتم مراجعة حالات عدم المطابقة الفرعية في المراجعات التالية، فإذا لم يتم تصحيحها تنذر الجهة الطالبة ثم تمنح فترة أخرى لتصحيح فإن لم يتم التصحيح تسحب الشهادة التي حصلت عليها.
ملحوظة: حالات عدم المطابقة الرئيسية يقصد بها نقص أحد متطلبات المواصفة الرئيسية "بند رئيسي" في دليل الجودة بالمنظمة أو عدم تطبيق أحد البنود الرئيسية بدليل الجودة الخاص بالمنظمة، أما حالات عدم المطابقة الفرعية فتعني نقص أحد البنود الفرعية بدليل الجودة الخاص بالمنظمة أو عدم تطبيق أحد بنود المواصفة الفرعية.
7. تقوم المنظمة باستقبال فريق المراجعة أثناء المراجعات الدورية وتصحيح حالات عدم المطابقة المدونة بتقارير المراجعة، مع دفع رسوم المراجعات الدورية بهدف استمرارية صلاحية شهادة المطابقة ISO 9001 عليها المنظمة.
النماذج المساعدة ملحق (أ)
* نموذج (6) قائمة بالجهات المانحة لشهادة المطابقة ISO 9001.
7- مرحلة الصيانة (ضمان استمرارية التوافق مع المواصفة)
لكي تحافظ المنظمة على شهادة المطابقة العالمية ISO 9001 التي حصلت عليها في المرحلة السابقة فلابد من متابعة تطبيق الوثائق، وتصحيح الانحرافات الواردة بمراجعات الجهة المانحة للشهادة وتقارير المراجعة الداخلية.
أهداف مرحلة الصيانة:
تهدف مرحلة الصيانة إلى تحقيق الأهداف التالية للمنظمة:
1. التأكد من تطبيق متطلبات المواصفة العالمية ISO 9001.
2. الحفاظ على شهادة المطابقة العالمية ISO 9001.
أسلوب تطبيق مرحلة الصيانة:
يتم صيانة نظام إدارة الجودة عن طريق الكوادر المدربة بالمنظمة أو عن طريق الجهة التي قامت بتأهيل المنظمة. وفي كل الأحوال يتم إتباع الخطوات التالية:
1. مراجعة تقارير الجهة المانحة.
2. مراجعة تقارير المراجعة الداخلية.
3. متابعة تنفيذ الإجراءات التصحيحية والوقائية.
4. تعديل وثائق النظام.
5. تنفيذ برامج تدريب تنشيطية.
6. المتابعة أثناء المراجعات الدورية للجهة المانحة.
7. تدوين الملاحظات والعمل على تصحيحها.
النماذج المساعدة ملحق (أ)
* نموذج (7) خطة الصيانة لنظام إدارة الجودة.
الملاحـــق
ملحق (أ):
أولاً: النماذج المساعدة في مرحلة الإعداد والتحضير:
* نموذج (1-1) مخطط ندوة الإدارة العليا.
* نموذج (1-2) خطة تطبيق النظام.
* نموذج (1-3) مخطط البرامج التدريبية الموجهة للعاملين.
ثانياً: النماذج المساعدة في مرحلة التقييم:
* نموذج (2) مثال استرشادي لقائمة تقييم نظام الجودة المتبع بالمنظمة وفقاً للمواصفة العالمية ISO 9001-2000 – (بند 4-1)
ثالثاً: النماذج المساعدة في مرحلة التوثيق:
* نموذج (3-1) دليل الجودة.
* نموذج (3-2) إجراءات نظام الجودة "نموذج إجراءات المراجعة الداخلية".
* نموذج (3-3) خطط الجودة: "نموذج خطة ضبط تقييم المطبوعات الدورية".
* قائمة الإجراءات المقترحة.
رابعاً: النماذج المساعدة في مرحلة التشغيل:
* نموذج (4) برنامج تدريبي لفريق المراجعين.
خامساً: النماذج المساعدة في مرحلة التدقيق والمراجعة:
* نموذج (5-1) خطة المراجعة الداخلية.
* نموذج (5-2) قائمة المراجعة.
سادساً: النماذج المساعدة في مرحلة التدقيق والمراجعة:
* نموذج (6) قائمة بالجهات المانحة لشهادة المطابقة ISO 9001.
سابعاً: النماذج المساعدة في مرحلة الصيانة "ضمان استمرارية التوافق مع المواصفة":
* نموذج (7) خطة الصيانة لنظام إدارة الجودة.
ملحق (ب):
ترجمة المواصفة العالمية ISO 9001 إصدار 2000.
ملحق (أ): النماذج المساعدة في مرحلة الإعداد والتحضير
نموذج (1-1) مخطط ندوة الإدارة العليا
ندوة نظم إدارة الجودة العالمية ISO 9001
أهداف الندوة:
* توعية الإدارة العليا بأهمية تطبيق المواصفة العالمية ISO 9001 كأساس لتحسين الإنتاج والخدمات مع خفض التكلفة ومنع المشاكل وتحسين الإنتاجية والربحية.
* تعريف الإدارة العليا دورها القيادي في دعم إنشاء وتطبيق نظام إدارة الجودة وفقاً لمتطلبات المواصفة العالمية ISO 9001.
محتويات الندوة:
* المواصفة العالمية ISO 9001 "المفهوم والأهمية".
* دور الإدارة العليا في إنشاء وتطبيق المواصفة العالمية ISO 9001.
أسلوب تنفيذ الندوة:
1 – المحاضرات لشرح المفاهيم.
2 – الاستبيانات لجمع الحقائق وتعديل المفاهيم.
3 – المناقشات وعرض الإحصائيات.
مدة تنفيذ الندوة: يوم واحد بواقع ثلاث ساعات.
ملحق (أ): النماذج المساعدة في مرحلة الإعداد والتحضير
نموذج (1-2) خطة تطبيق النظام
الشهر
المرحلة يناير فبراير مارس أبريل مايو يونيو يوليو أغسطس وما بعده
1 – مرحلة الإعداد والتحضير.
2 – مرحلة التقييم.
3 – مرحلة التوثيق.
4 – مرحلة التشغيل.
5-مرحلة التدقيق والمراجعة
5 – مرحلة التسجيل للحصول على شهادة المطابقة.
6 – مرحلة الصيانة
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق